Una de las etapas más importantes de la función de recursos y capital humano, es la relacionada con el proceso de inducción de los empleados (o trabajadores) en cualquier organización, y que desafortunadamente se le dedica muy poco tiempo y recursos.
Escucho con mucha frecuencia entre mis clientes y por distintos medios, quejas de los empleadores sobre la falta de compromiso o engagement (involucramiento) de su personal hacia la organización, y yo siempre les pregunto, una y otra vez en general, “¿y tú o ustedes que han hecho para permitirlo?”. Las respuestas son muy variadas y algunas de ellas las comentaré en este artículo.
Estoy convencido de que la base de tener trabajadores y empleados más comprometidos o involucrados y, por ende, más accountable,tiene mucho que ver con un buen proceso de inducción.
Las organizaciones tienen que invertir mucho más recursos –incluyendo tiempo– en el proceso de inducción. Les aseguro que con ello ahorrarán sustancialmente en el corto y mediano plazos, al tener mucho menos rotación, menos ausentismo, menos personas dando justificaciones para llegar tarde o no cumplir con sus obligaciones, menos personas que no hacen su trabajo de forma correcta porque no se les dio un buen entrenamiento desde el origen, o no se les explicó por qué sucede tal o cual cosa, cuáles son y cómo se aplican los valores o principios organizacionales, cuál es la cultura corporativa y cómo se vive. Qué es importante en la organización y qué no lo es. Cómo se estimula la creatividad y la innovación, así como otros principios imprescindibles.
El proceso de inducción, como cualquier proceso, tiene varias etapas y deben ser cumplidas a cabalidad para que sea exitoso.
Cada día más –y creo que esto crecerá– los candidatos que van a las entrevistas se encuentran mejor preparados y tienen mayor conocimiento sobre las empresas u organizaciones a las que pretenden incorporarse. Por ello, es necesario que cualquier organización cuente con una buena página de Internet, tenga y administre muy bien sus redes sociales, cuide mucho su imagen en los buscadores, ya que de ahí los candidatos obtendrán la información y a partir de lo que vean asumirán una posición en relación con la organización. Les aseguro que hay muchos postulantes que rechazan ofertas, e inclusive entrevistas, por la reputación que tienen las organizaciones en las redes.
La seriedad con la que se lleva a cabo el reclutamiento y selección de los candidatos también es fundamental y parte del mismo proceso de inducción. He tenido la oportunidad de ver cómo algunas organizaciones y empresas te muestran videos, ofrecen una charla o dan un folleto para presentarse –inclusive antes de hacerte una entrevista– para que conozcas de primera mano quién podría ser tu empleador. Si no lo hacemos antes de las entrevistas, deberíamos hacerlo como parte del proceso de selección, ingrese o no el(la) candidato(a). Nos sirve como una acción de relaciones públicas en cualquier escenario.
Actualmente existen en el mercado “apps” para hacer mejores procesos de inducción. Hace un par de años, en el Congreso de la ATD (Association for Talent Development) en San Diego, tuve la oportunidad de ver funcionando un par de ellas y me quedé con muy buena impresión. ¿Desde cuándo le pides a las personas que se den de alta en la app o les mandas la liga? Es variable, hay empresas que lo hacen desde que estás buscando el empleo en su organización y te dirigen desde su sitio web a la app, y otras, lo hacen al momento que ya inicias formalmente el proceso de entrevistas y exámenes.
La inducción siempre debe ser bipartita, es decir, la organización da información y al mismo tiempo tiene que preguntarle al candidato o persona ya seleccionada cómo se va sintiendo, cómo ve a la organización, el área, la posición, etc. Es relevante plantear muchas preguntas para resolver la mayor cantidad de dudas en el menor tiempo posible; en ese sentido, es nuestra obligación como empleadores asegurarse que los candidatos se sientan bien y tranquilos en el proceso. Todo cambio de empleo –y sobre todo el primero– siempre tiene una carga emocional muy fuerte.
Es de gran importancia que los recién ingresados tengan conocimiento de la estructura de la organización y visualicen realmente dónde están ellos, es decir, darles contexto.
En mi paso por Anderson & Clayton y en Condumex, por ejemplo, recuerdo perfectamente que el primer día de trabajo ya tenía mis tarjetas de presentación, mi escritorio y oficina personalizada, así como una carpeta con la agenda de las entrevistas que haría en los próximos días. En ambos casos me entrevisté desde con el Director General y todos los directores de primera línea, hasta con la persona que llevaba Servicios Generales, quien me explicó cómo funcionaban las cosas más pequeñas de la empresa: cómo pedir papelería, dónde estaban los baños, la cafetería o comedor; de igual forma, alguien del área de RRHH me explicó puntualmente el tema del estacionamiento, el uso de las prestaciones y beneficios, etc.; me hizo la visita guiada por las instalaciones y me presentó a la gente que íbamos encontrando en el camino.
La carpeta o manual de inducción debe contener toda la información valiosa de la organización. Hoy, desde luego, mucho de esto puede estar digitalizado o en la app: desde una muy afable bienvenida, continuando con el propósito de la organización, la visión, misión, valores, principios, historia, estructura u organigrama, la ubicación precisa de las oficinas, plantas e instalaciones. También es primordial destacar qué se hace en materia de responsabilidad social; las políticas más relevantes como confidencialidad, cualquier hecho ajeno al lavado de dinero, corrupción, etc., los productos y servicios que se venden, qué hacemos y cómo; y, por separado o como parte de éste, la relación de todas las prestaciones y beneficios.
En muchas experiencias personales de procesos de inducción, puedo decirles que te dejan muy marcado en el sentido de cómo te comprometerás e involucrarás con la organización.
Recuerdo la pésima entrevista de inducción con Alonso Ancira en Altos Hornos de México, empresa en la que estuve sólo unos meses, o de una empresa de consultoría que después de un par de semanas aún no tenían mis tarjetas de presentación, ni el auto que me habían ofrecido como parte del paquete de contratación –aquí no llegué ni al mes–; y, en contraparte, recuerdo el buen recibimiento en Santander, tanto de los directivos en las oficinas de México como en España; asimismo, como ya lo señalé, los buenos procesos en Anderson & Clayton, y Condumex; también había un excelente proceso en Seguros América Banamex.
Y una vez que ya se ha incorporado el nuevo trabajador o empleado, hay que darle seguimiento diario la primera semana, semanal a partir de la segunda y hasta que acaba el primer mes, y luego tener una buena sesión o entrevista de ajuste al mes.
Es muy importante que el proceso de inducción reduzca la ansiedad del nuevo trabajador y logre, desde el día uno, el mayor enganche del mismo hacia la organización, por ello tenemos que pensar, en la medida de lo posible, en personalizar cada proceso. Les recuerdo que “debemos tratar a la gente como ella quiere ser tratada”.