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El lenguaje de las juntas

lenguaje laboral

Sergio Block


El cristal de las palabras

Imagen: Deposit Photos.

viernes 14 de diciembre de 2018

En las organizaciones, la gente está cada vez más ocupada. Quiero decir demasiado ocupada, mucho más de lo que podríamos considerar razonable, saludable y productivo. Vivimos en una especie de emergencia normalizada que no parece tener fin. Por ejemplo, en muchas empresas es raro que la gente se vaya a la hora de la salida, sino dos, tres o hasta cuatro horas después. También es común que las personas tengan su calendario completamente lleno, a veces con dos o tres actividades “encimadas” a una misma hora del día.

En esas condiciones, pensar en tener una vida fuera del trabajo se vuelve complicado. En el propio trabajo, nuestra efectividad también se ve afectada por ese ambiente de urgencia y frenesí constantes, al grado de que el esfuerzo llega a ser muy grande comparado con los resultados. Esta desproporción entre esfuerzo y resultados sugiere que dedicamos una parte de nuestro tiempo actividades poco o nada productivas. Nuestra obsesión con la productividad nos impide estar presentes en nuestro trabajo y esa falta de presencia nos vuelve improductivos.

Las juntas de trabajo son uno de los lugares donde esta sobreocupación improductiva se muestra de manera más contundente. El personal gerencial y directivo pasa cerca de la mitad de su tiempo de trabajo en juntas. Los costos de esas juntas son espeluznantes. Conseguir una sala llega a ser tan difícil como encontrar una aguja en un pajar. ¿Cómo se desenvuelven esas juntas?, ¿en qué medida logran su propósito y justifican sus costos? En muchas empresas, la respuesta a estas preguntas es preocupante.

las juntas son costosas

Imagen: El Impulso.

Algunas situaciones comunes alrededor de las juntas son:

Antes de la junta

  • Se programan juntas sin un propósito claro y sin considerar otras opciones más sencillas / baratas para lograrlo (como una llamada o un correo-e).
  • Invitan a un grupo de personas (tal vez reciclado de una junta anterior) sin analizar para qué resulta necesario tener ahí a cada una.
  • Se define un tema general (tipo “revisión de avances”) pero no se construye una agenda ni se seleccionan las técnicas de trabajo apropiadas (por ejemplo: presentación, discusión abierta, preguntas y respuestas, lluvia de ideas, votación).
  • Se envían convocatorias que no explican el propósito, ni la agenda, ni la preparación requerida.

Durante la junta

  • Algunos invitados asisten, otros mandan un representante, otros simplemente no llegan.
  • La mayoría llega tarde.
  • Los primeros 15 minutos de la junta se dedican a conectar la laptop al proyector o a enlazar sitios en videoconferencia.
  • Durante la junta, un par de participantes monopolizan la discusión y se alejan del tema cada vez más. Si esos participantes tienen poder, también se apropian de la toma de decisiones.
  • Algunos participantes contestan mensajes en su celular. Otros permanecen impávidos. Otros escriben en un laptop.
juntas largas

Imagen: 123rf.

Al final de la junta

  • La junta termina de manera abrupta, sin llegar a conclusión o acuerdo alguno.
  • En forma apresurada, afuera de la sala, los participantes acuerdan convocar a otra junta para continuar.
  • Todos parten apurados para llegar a su siguiente junta.

Y así sucesivamente. ¿Qué estamos haciendo?, ¿de qué nos estamos perdiendo?

Si sueles tener juntas como las que se describen aquí, puedes aplicar estos cinco consejos para mejorarlas:

  1. Prepárate bien. Si eres el organizador de la junta, define el propósito y el producto esperado. Asegúrate de invitar únicamente a personas relacionadas con el asunto y que puedan aportar al proceso de la junta. Comunícate con tus invitados antes de la junta. Asegúrate de que conocen el propósito y la razón de su participación, acuerda con ellos la agenda y los mecanismos de decisión y de trabajo que se usarán durante la junta.
  2. Dedica toda tu atención al proceso de la junta. Si el propósito no te parece relevante o no estás en condiciones de participar, mejor declina la invitación.
  3. Comunícate siempre de manera clara, concisa, y amable.
  4. Promueve las decisiones participativas e incluyentes.
  5. Define y comunica con precisión las conclusiones y acuerdos y dales el seguimiento adecuado.
El contenido presentado en este artículo es responsabilidad exclusiva del autor y no necesariamente representa la opinión del grupo editorial de El Semanario Sin Límites.

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Sobre Sergio Block

Sergio Block
Estudié economía en la Universidad Autónoma Metropolitana. Durante los últimos 20 años, he trabajado en la mejora de la comunicación de conocimiento dentro de procesos de trabajo. He participado en muy diversos proyectos en ese tema y más de 150 proyectos relacionados con la comunicación escrita, con varias de las organizaciones más importantes en los sectores privado y público, en México y en otros países de América Latina. Trabajé como asesor independiente para la Secretaría de la Función Pública, en la construcción e implantación de la iniciativa de Lenguaje Ciudadano, que busca simplificar y mejorar la comunicación escrita entre los servidores públicos y los ciudadanos. Formo parte y colaboro con asociaciones civiles que promueven la comunicación clara en diferentes ámbitos, como la Red de Lenguaje Claro y Derecho a Entender. Estoy convencido de que una comunicación clara, sencilla y orientada en su audiencia puede llevar a resultados mucho mejores en nuestro trabajo. Actualmente soy consultor en Contexto Didáctico. Email: sergioblock(arroba)gmail.com