En la gestión administrativa de una empresa, la parte contable y financiera tienen un gran peso, pues de su buen manejo depende la subsistencia de los recursos con los que opera la misma.

Ciudad de México.- A pesar de que sea el propio dueño el que lleve a cabo las tareas, el área de contabilidad, por muy pequeña que sea la empresa, debe estar estructurada y funcionar del modo más preciso posible. Sabemos que si no se puede contratar a un contador profesional, al menos hay que tratar de cubrir algunos aspectos básicos:

La justificación de gastos

El contar con comprobantes de todo lo que se va adquiriendo como parte de los gastos operativos de la empresa, tiene dos funciones primordiales: por un lado, por medio de las facturas se podrán deducir los mismos a la hora de declarar impuestos –otro aspecto contable muy importante-, y por otro, saber en qué se está gastando para poder llevar un control puntual y evitar gastar de más.

Es evidente que no todos los gastos pueden generar factura o ticket, como los concernientes a comida o transporte; sin embargo, para esto resulta muy útil contar con un talonario de vales de caja. Lo importante es comprobar, siempre comprobar gastos.

Los libros contables

Se trata del soporte material de la información financiera de la empresa. Al haber varios tipos, pueden tener carácter voluntario u obligatorio. El primero de los voluntarios es el Libro Mayor, que recoge los aumentos y disminuciones de las cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa, de tal modo que en cualquier momento podamos consultar los movimientos y saldos de las mismas.

Los datos contenidos en este libro deben estar en total concordancia con el Libro Diario, el cuál es de carácter obligatorio y registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, respetando siempre el principio de la partida doble, que dice que a todo cargo en una cuenta corresponderá un abono por la misma suma en otra, cumpliendo siempre la igualdad siguiente: las anotaciones realizadas en el Debe serán iguales a las del Haber.

El otro registro obligatorio es el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, el cual se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. En este, se deberán transcribir por lo menos trimestralmente las sumas y saldos de la cuenta de inventario, que es el valor en dinero de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa a una fecha determinada, y que es un dato fundamental para calcular el patrimonio neto de la compañía al final del ejercicio.

Por último tenemos los libros Auxiliares, que son todos aquellos que la empresa considere útiles para su gestión, tales como de caja, bancos, almacén, etcétera, y por tanto, su existencia es voluntaria. Ante esta descripción, salta a la vista la importancia de llevar tales registros, pues si no se cuenta con ellos no se podrá saber la situación real de la empresa, y por tanto, organizar futuros planes de organización o expansión.

Los ingresos

Así como es necesario llevar un registro estricto de los gastos, también hay que hacerlo con los ingresos. A pesar de que la mayoría de las empresas cuentan con sistemas electrónicos para administrar la entrada de dinero a sus cuentas, nunca está de más conservar un respaldo tanto electrónico como impreso de dichas operaciones.

La caja chica

Este punto tiene mucho qué ver con el del registro de los gastos. Si el negocio cuenta con una caja chica, hay que llevar un registro preciso de cómo y para qué se están utilizando estos fondos y de cuánto es el saldo que va quedando al final del día. Así, las pérdidas de ingresos, los gastos innecesarios e incluso los robos podrán ser fácilmente detectados.

Los impuestos

Este aspecto es de delicada importancia, pues un mal manejo en las declaraciones de impuestos de la empresa podría generar problemas muy serios, sobre todo en el ámbito legal. Aunque la nueva herramienta electrónica de declaración en línea del Sistema de Administración Tributaria (SAT) tiene la intención de que cualquier contribuyente pueda elaborar personalmente su declaración mensual, lo más recomendable es acudir a los servicios de un profesional.

Además de saber cómo hacer el trámite, un contador será capaz también de brindar asesoría para lograr que las facturas de nuestra empresa sean en su mayoría deducibles, y así al final del ejercicio fiscal, en la declaración anual, se obtengan saldos neutrales o positivos para la empresa.

Y también para todos los demás aspectos señalados en esta nota lo mejor es recurrir al apoyo de un contador; sin embargo, la intención es brindar un panorama ante el cual las empresas, sobre todo las pymes, puedan autoevaluarse para identificar sus fallas y trabajar sobre ello, antes de que sea demasiado tarde. 

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