La tendencia actual en las empresas es buscar el máximo aprovechamiento de los espacios de trabajo para incrementar la productividad; por ello, se pretende que en un futuro cercano los empleados de una oficina sólo acudan a realizar sus tareas y se retiren al terminar, lo cual potenciará los espacios y reducirá costos de operación.
Ciudad de México.- Los espacios de trabajo orgánicos tienen varios beneficios que impactan en la economía de cada empresa. Los gastos corporativos por mantener a cada empleado laborando en una estación de trabajo fija son bastante elevados y estos espacios están vacantes del 50 al 70% del día por la naturaleza de las responsabilidades de cada uno, lo cual se traduce en un desperdicio de espacio que podría reducirse notablemente al adoptar este nuevo modelo de oficinas.
Tener una oficina flexible reduce los espacios del 40 al 60% y genera un ahorro importante en los activos de la empresa.
La apuesta es un corporativo en el que el usuario elija el espacio en el que quiere trabajar dependiendo de las labores que va a realizar, desde un espacio cerrado para trabajo de concentración hasta un espacio colaborativo para tener una junta informal con su equipo. No se trata de trabajar en donde sea, se trata de contar con un sitio en el que se pueda interactuar y que indirectamente mejore la productividad y el compromiso del empleado con la empresa.
Las oficinas deben pasar de ser un edificio corporativo a convertirse en una comunidad de negocios que cuente con servicios, curación del espacio y mobiliario adecuado, snacks, tecnología aplicada y branding interno. Un empleado integrado al sistema de una compañía es mucho más productivo que un empleado que se percibe a si mismo aislado de la empresa.
El branding –posicionamiento de la marca- dentro de la empresa juega un rol muy importante, pues representa una señal de competencia, credibilidad y visión. Este concepto se ha convertido en la promesa de una experiencia que tendrá un significado, una recompensa por formar parte de esa comunidad y en un lazo entre la compañía y su comunidad.
Por ello, deben proponerse espacios armoniosos, en los que se fomente la relación, la conversación e incluso la salud física a través de actividades de fitness dentro del horario de los corporativos. Un espacio en el que todos los empleados se sientan valorados e impulsados a diversos niveles por su empresa, incrementando su lealtad con la compañía.
La consultora especialista en mobiliario de oficina Haworth lleva 65 años investigando e innovando las formas en que las personas trabajan, creando nuevos espacios que les ayuden a realizar sus tareas del mejor y más productivo modo posible.
Además de estas innovaciones en el uso de los espacios, Haworth toma en cuenta que las tecnologías móviles han facilitado la activación de diversos negocios, al mismo tiempo que han incrementado la productividad, al permitirles a las personas convertir en su lugar de trabajo casi cualquier espacio. Lo anterior se logra combinando dos aspectos: la tecnología que permite la movilidad tanto dentro del mismo corporativo como fuera de él y el espacio per sé.
Bajo el entendimiento de que la tecnología rompe las barreras del espacio y el tiempo, un empleado logra ser mucho más productivo si la tecnología, tanto la que adquiere personalmente como la que le provee su empresa, le permite llevar su “oficina” a donde quiera que vaya. Esto agudiza su capacidad para resolver problemas, asistir a una junta remotamente, tener acceso a información en cualquier dispositivo y ampliar su tiempo de productividad más allá del horario de oficina, lo cual indiscutiblemente mejora su desempeño individual y el de la compañía.
Sin embargo, para que realmente evolucionen los espacios y el entorno laboral, no basta con la tecnología ni con el espacio, sino que ambos deben converger. Como claro ejemplo, existen aplicaciones que fomentan la funcionalidad de estas oficinas como CoWork. Esta aplicación para smartphone incrementa la productividad del usuario mientras ayuda a la empresa a reducir los costos.
CoWork le permite al usuario identificar una estación de trabajo libre en la totalidad del corporativo, reservarla, identificar dónde se encuentran sus colaboradores, reservar salas de juntas y taggear a los participantes para comunicar el espacio en el que se reunirán y el tema de la reunión. Permite también dejar notas y comentarios sobre lo ocurrido en la reunión para que los demás implicados, ya sean managers o miembros del equipo, puedan estar enterados de los resultados y de los siguientes pasos acordados.
Los centros de negocios son un gran semillero para el uso de este tipo de aplicaciones, pues representan el modelo perfecto de una oficina del futuro, donde la gente realiza sus tareas y se retira cuando termina, lo cual potencia los espacios y reduce costos para las organizaciones.