El universo de exposiciones realizadas en México aumenta conforme la industria fortalece estrategias para la promoción y la consolidación de las oportunidades de negocio dentro y fuera del país.
Las diferentes industrias utilizan este recurso cada año con ferias o exposiciones, para celebrar convenciones, presentar nuevos productos o apoyar a un sector en específico. La oferta contempla sectores como seguros, empaque y embalaje, alimentos, minería, publicidad, manufactura, entre otros.
Los eventos se han convertido en un puente entre emprendedores y empresas, cuyos resultados se reflejan en la expansión de las compañías participantes, factor que fortalece la economía nacional a corto y largo plazo.
PYMES, franquicias, negocios nacionales e internacionales han incrementado su productividad y desempeño al recurrir a estas herramientas en las diferentes etapas de su desarrollo.
Estos foros ofrecen actividades múltiples que incrementan sus beneficios, como conferencias, talleres y todo tipo de asesorías, en un tiempo récord, que podría resultar insuficiente.
Para optimizar la visita a estas plataformas, la mejor estrategia es la planeación, más si se desea traducir en resultados el viaje a una exposición y no sólo acudir como un mero observador, está comprobado que cuando se plantean metas claras y específicas, la productividad aumenta y las posibilidades de expansión y crecimiento se duplican.
La implementación de un Plan de Negocios, proporciona a los emprendedores la oportunidad de conocer detalladamente sus objetivos en primer lugar, para después trazar los medios para conquistarlos con éxito y delinear el alcance de sus metas.
Una planeación estratégica puede marcar la diferencia entre casos de éxito a corto o largo plazo.
Para poder delinear un Plan de Negocios que se convierta en una guía para el éxito, aquí los puntos para que la próxima visita a una exposición sea tan fructífera como tus ideas.
Detectar las exposiciones apropiadas
Ante el boom de exposiciones en México, la selección a las que se desea acudir debe pensarse más de una vez.
El criterio de elección debe basarse en aquellas que pertenezcan al área de interés de la empresa, esto incluye las que mejor respondan a las necesidades de la misma, y cuyas ofertas puedan ser cubiertas por las posibilidades de la compañía.
Una buena estrategia, después de haber consultado un catálogo de exposiciones a realizarse, es elaborar dos listas:
1. En la primera se debe contemplar aquellas opciones que “son indispensables”, está elección debe responder a necesidades primarias y secundarias de la empresa.
La elección deberá tener un carácter imperativo, se puede catalogar a este tipo de lista como “Exposiciones obligatorias”.
2. Después de haberse centrado en las ofertas primordiales, la segunda lista deberá responder a la interrogante ¿qué me gustaría ver o visitar? Las exposiciones de este listado quedarán como secundarias, susceptibles de ser o no visitadas.
El hecho de que tengan un carácter de priorización menor no significa que sean opciones desechables, la elaboración del listado podrá abrir la mente a contemplar nuevas expectativas u ofertas, que quizá puedan escalar a la lista de importancia.
Para poder elaborar ambas, Internet es un buen aliado, en la red pueden encontrarse fechas, expositores, casos de éxito, incluso existen foros de discusión donde usuarios comparten experiencias positivas y negativas derivadas de sus visitas.
Requisitos o pre-registros de asistencia
Todas las exposiciones manejan periodos de pre-registro electrónico, donde se contempla el número de asistentes promedio.
Algunas ofertas requieren un pago por el acceso, otras son gratuitas, para evitar posibles retrasos en el inicio de la jornada, los registros son indispensables.
Itinerario y viáticos
Existe la posibilidad de que las exposiciones impliquen un viaje a otras ciudades dentro del país, de ser el caso, es necesario planear a detalle opciones y costos de transporte, hospedaje, (algunos organizadores tienen convenios con algunos hoteles que pueden beneficiar al emprendedor o a su equipo) comidas, entre otros gastos extra, como algunos traslados dentro de la zona.
Diseño de recorrido
En este punto Internet figura de nuevo, las exposiciones integran en sus portales, el directorio de participantes y los mapas de ubicación de los mismos, basta con imprimir el mapa para diseñar una ruta de recorrido que responda al nivel de interés de los stands.
Entre los primeros lugares se deben encontrar los stands prioritarios, después los de interés medio y finalizar con los que puedan resultar interesantes, cuya oferta es quizá nueva pero se puede integrar al negocio.
Localizar la competencia
Este tipo de eventos no sólo brinda grandes oportunidades de establecer negocios, también se puede localizar la competencia directa de los emprendedores asistentes. Se puede recabar información que se desconocía sobre ella y detectar procesos y servicios que puedan implementarse. Conocer la competencia puede ayudar a fortalecer y mejorar las ofertas propias.
Conferencias, talleres y asesoría
En este punto es indispensable conocer fechas y horarios de este tipo de ofertas, ya que, también se deberán incluir en la planeación del recorrido, así el emprendedor podrá recopilar recomendaciones de expertos, funcionarios o líderes mundiales de cada sector.
El tiempo apremia, y se debe contemplar la hora de inicio y de duración, así se podrán integrar sin problema a la bitácora de visita a la exposición.
Tarjetas de presentación
Los expertos recomiendan llevar una cantidad considerable de tarjetas de presentación, con el objetivo de establecer un contacto futuro, y consolidar la presencia del emprendedor o la empresa en el sector al que esté dirigido el evento.
Balance de la visita
Al finalizar el recorrido y la participación en la expo, el emprendedor debe lo más pronto posible, realizar un balance de la visita.
En el reporte se pueden incluir los detalles de las empresas visitadas, posibles relaciones de compra y venta y la situación de la competencia.
Además puede representar el inicio de un historial que permita delinear mejor las próximas visitas.
Tips para mejorar la experiencia
Si bien el Plan de Negocios es la guía del éxito, aquí algunos tips que harán de la visita una experiencia más enriquecedora.
Conformación de un equipo.- Es mejor si se acude con un equipo para repartir tareas y sacar más provecho del tiempo, en el balance de la visita el emprendedor comprobará que los resultados son más y mejores.
Presentación.- Expertos afirman que la imagen da mucho de qué hablar del emprendedor y de su empresa, combine ropa ejecutiva que no impida moverse con agilidad y sobre todo que le brinde una buena ventilación, ya que los reflectores y la cantidad de asistentes provocan un ambiente caluroso.
Puntualidad.- Para aprovechar el tiempo invertido, los expertos recomiendan llegar lo más temprano posible, para recorrer los stands de la ruta planeada, y quizá abarcar otros que no fueron elegidos en primera instancia.
Calidad antes que cantidad.- En estos eventos se reúnen muchas ofertas potenciales, la presentación de muchos stands pueden generar la idea de que se debe visitar el mayor número posible.
Este pensamiento puede debilitar la productividad de la visita, lo que se requiere son resultados positivos en el balance de la visita, por lo que es mejor obtener beneficios de la ruta que se trazó, a obtener resultados a medias al no dedicar el tiempo necesario a lo que realmente es importante para la empresa.
Una visita exitosa puede contemplar 3 o 4 visitas de calidad, con tiempo para asistir a talleres o conferencias y quizá obtener alguna entrevista en profundidad.
Relaciones públicas.- Estas opciones brindan la oportunidad de establecer relaciones públicas e incrementar contactos, a través de estas herramientas se pueden abrir oportunidades de negocio o encontrar posibilidades de solución y respuesta a los intereses de la empresa. Si lo que se desea es cerrar un trato, es mejor establecer una cita después de la visita.
Comodidad .- Las jornadas son largas y exhaustivas, por lo que sentirse cómodo es vital, se necesita un equilibrio entre confort y una buena presentación.
Contemplar descansos.- Cuerpo y mente cansados debilitan el desempeño, se pueden tomar descansos en diferentes horarios, es mejor que el cuerpo descanse por periodos cortos, a que pase un largo tiempo sin reposo, ya que la recuperación se prolongará más, y el cansancio será más evidente.
Seguimiento.- Después de la visita se puede elaborar un listado de ofertas a las que se le puede dar seguimiento, quizá por el momento no respondan a una necesidad primaria, pero en el futuro pueden aportar información importante.
Una buena planeación y una eficaz estrategia son pilares del éxito empresarial en todos los niveles, no hay mejor herramienta que la información.
Por Vianey Pichardo