En un mundo globalizado, los modelos para hacer negocios se han transformado de manera contundente e irreversible. Y hoy en día, las compañías pueden tener acceso a facilidades que les permitan ahorrar recursos de manera que en el pasado hubiera sido imposible.
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Ante este panorama, surge el concepto de la oficina virtual, una opción que sin duda, abre una oportunidad de crecimiento para las compañías, particularmente a las pequeñas y medianas, y a los emprendedores que disponen de un capital limitado.
El Semanario sin Límites conversó con León Wladislawoski, gerente general de Oficinas IBS, sobre su concepta y oferta de oficina virtual y la oportunidad que su servicio representa para las PYMES, un importante motor económico para México.
El Semanario sin Límites: ¿A qué se dedica Oficinas IBS?
León Wladislawoski: Somos una empresa 100% mexicana que se dedica a la prestación de servicios de oficinas virtuales de forma especializada en el sector de México. Llevamos operando 9 años, desde enero de 2005, cuando apenas se conocía el concepto de oficina virtual en nuestro país.
En el camino hemos ido aprendiendo como desarrollando nuevas técnicas y cuestiones, como la aplicación que estamos lanzando.
El Semanario sin Límites: ¿En qué consiste una oficina virtual?
LW: Es una solución para negocios inteligentes, ya que les permite a los negocios optimizar sus recursos y tener una gran imagen corporativa. Ahora cualquier pequeño emprendedor o PYME puede empezar como un grande, teniendo un domicilio en una zona comercial de alto impacto.
Actualmente tenemos cuatro ubicaciones en la Ciudad de México de primer nivel: la primera en la zona de Temachalco, donde tenemos nuestro corporativo; después nos volvimos socios comerciales dentro de la Canaco de la Ciudad de México, en Reforma 42; después abrimos frente a la Subsecretaría de Economía para la PYME, en Insurgentes Sur 1863; y por último frente a la Secretaría de Turismo, en Masaryk 191, tenemos nuestra cuarta sede. Son sedes que a cualquier persona o empresa le pueden brindar una gran imagen corporativa.
También otorgamos a nuestros clientes un número telefónico que contestamos a nombre de sus empresas, y a cada uno le damos una línea exclusiva. Y de esta manera nosotros tomamos el recado o enlazamos la llamada, de acuerdo a lo que el cliente nos indique.
Por otro lado, los emprendedores y PYMES citan a sus clientes, proveedores o entrevistas de negocios en cafés; nosotros les podemos dar salas de juntas y oficinas en cualquiera de estas cuatro ubicaciones solamente por el tiempo en el que lo van a ocupar. Asimismo, el servicio siempre estará disponible, y englobamos todo el costo en una factura 100% deducible de impuestos.
La persona que se vuelve cliente de Oficinas IBS, deja de estar solo porque se une a un equipo de trabajo.
ESSL: ¿Qué beneficio económico representa para una PYME el adoptar el servicio de oficinas virtuales?
LW: Son tres aspectos en los que un emprendedor o PYME se ahorra al tener una empresa virtual. En primer lugar se encuentra la inversión inicial de montar una oficina, que para que sea presentable para nuestros clientes, de 100 metros cuadrados, con muebles, remodelación y equipos, se llevan alrededor de 875 mil pesos. Después tenemos gastos mensuales como renta de 30 mil pesos, una secretaría de 8 mil pesos, mantenimiento y servicios como Internet, hablamos de 47 mil pesos mensuales. Y por otro lado, el tiempo que se lleve en buscar la oficina y remodelarla, ponerla en marcha, entrevistar personal, y que representa un ahorro intangible.
Una oficina virtual les costará entre 900 y 1,500 pesos al mes, lo que significa un ahorro muy sustancial.
ESSL: ¿Qué tan renuentes han sido las PYMES en adoptar un concepto como el de la oficina virtual?
LW: En estos nueve años hemos visto como cada vez más personas empiezan a conocer el concepto, pero es importante continuar con que se dé conocer. Es correcto que a la gente le da miedo entrar a conceptos que no conocen, y mi sugerencia sería que si van a entrar, lo hagan con una empresa reconocida en lo que están haciendo; porque sí existen oficinas de 400 ó 500 pesos, pero qué servicios les dan. Estarían poniendo el activo principal de sus negocios en manos de gente improvisada, y ése justamente sería el error que se podría cometer.
ESSL: ¿De qué trata la aplicación que presentaron recientemente?
LW: Es la primera aplicación a nivel mundial para oficinas virtuales, aún no hay competidores que hayan entrado en este mundo de las aplicaciones para oficinas virtuales. A nosotros nos apasiona la tecnología y poner al alcance de nuestros clientes lo último que se pueda, y las mejores herramientas para que saquen el mayor provecho de su oficina virtual.
Básicamente es una aplicación sencilla para los clientes, sin embargo tiene todo un desarrollo atrás principalmente para que los datos que se usen en la aplicación viajen de forma encriptada y segura, pues es información sensible de los clientes.
La aplicación se divide actualmente en tres módulos principales. El primero es el de los mensajes, de esta manera, el cliente recibe en tiempo real un mensaje con información de la llamada que se haya recibido en ese instante, la visita en caso de que alguien haya venido a la oficina o información del paquete que se haya recibido; y podrán consultar en ese mismo momento los datos de las personas que llamaron o el remitente del paquete. Recibirán toda la comunicación de su oficina virtual.
El segundo módulo es administrativo, donde podrán visualizar las facturas que estén pagadas y las que no lo estén, y poder bajar su PDF de la CFDI para mandárselo a su contador para el pago de su oficina virtual, y con esto simplificar este proceso.
Y por último, el tercer módulo es el de la reservación de salas de juntas. Existía el problema de que el usuario tenía que llamar para ver si estaba disponible un espacio en nuestras instalaciones, pero ahora ideamos la manera de que en ese mismo momento, la persona puede consultar la disponibilidad y realizar la reservación de cualquier oficina o sala de juntas a la que pretenda reunirse.
En la pantalla principal selecciona el centro de negocio al que quiera asistir, dependiendo de la necesidad escoge la oficina o sala de juntas en la que desea reunirse, la fecha y hora del inicio y fin de su junta, instrucciones especiales para tener plumas, café o lo que se necesite. Posteriormente hacen click en el botón de reserva, y en ese momento da el aviso de que la reservación fue exitosa.
ESSL: ¿Cómo ha sido en nueve años su experiencia al trabajar con PYMES?
LW: El camino desde que iniciamos hasta hoy no ha sido fácil, pero sí emocionante. EL tratar con PYMES es un reto todos los días; como sabes, estas empresas somos el motor de la economía, al generar el 52% del PIB y el 72% del empleo de este país. Y finalmente, estas entidades son un motor importante, aunque a veces los flujos de efectivo se ven comprometidos, y justamente este tipo de herramientas les ayuda a enfocar todo su recurso económico a lo que realmente hacen y no a gastos operativos impagables.