PowerPoint es un gestor y proyector de diapositivas competente.
Pero en vez de ser un apoyo, se ha convertido en la presentación
misma. Este mal uso pasa por alto la regla más importante de la
exposición: respeta a tu audiencia.
Edward Tufte.
Con las computadoras personales, llegó una herramienta que prometía convertirnos en oradores, en maestros y en narradores de historias: PowerPoint® (y los programas para crear series de diapositivas, en general). Bastaba con poner unas pocas frases con viñetas, agregar una imagen “mona” y ¡listo! No había más de qué preocuparse, estábamos preparados para enfrentar a las audiencias más exigentes y convencerlas con los argumentos más complejos.
Así, todos nos hicimos presentadores y las láminas se multiplicaron y extendieron para ocupar todos los espacios de comunicación en los equipos de trabajo de las organizaciones. El vendedor que convence a un cliente, la instructora que entrena a un operario, el contador que propone un presupuesto, la abogada que explica un mecanismo legal, el ingeniero que describe un diseño, la auditora que alerta sobre un hallazgo. Todos. Siempre. Si te vas a reunir con alguien en una sala (real o virtual), no te olvides de llevar contigo unas cuantas laminitas.
Redujimos el todo a la parte: presentar información dejó de vincularse con acciones como narrar, explicar o argumentar para convertirse en el mero acto de mostrar láminas y medio recitar su contenido. La herramienta le quitó el papel principal al presentador. “Hazte un PowerPoint para la junta de…”.
Cabe preguntarse de qué nos hemos perdido con este uso generalizado de láminas para mediar en nuestra comunicación. Por ejemplo, de mirar y leer el rostro y la mirada de nuestros interlocutores. O de las muchísimas horas-persona que se dedican cada día a producir, revisar y ver láminas. O del fondo mismo del asunto, como cuando en las juntas acabamos discutiendo sobre el diseño de las diapositivas y no sobre el tema de la junta. ¿Cuánto cuesta que una directora se transforme en correctora de láminas durante las juntas con su equipo de trabajo?
Estos costos, ¿valdrán la pena?, ¿las presentaciones habrán cumplido su promesa? Me parece que, en general, las presentaciones han empobrecido gravemente la comunicación entre personas y la reflexión que debería acompañarla. Esto se debe a diversos problemas en la manera en que hemos usado esta herramienta.
Algunos de los problemas que se derivan del mal uso de PowerPoint son que:
- La forma prevalece sobre el fondo.
- El monólogo prevalece sobre el diálogo o el coloquio.
- La parte prevalece sobre el todo, porque las láminas sólo muestran trozos aislados.
- La lámina prevalece sobre el expositor y los asistentes.
- La oscuridad prevalece sobre la luz (tanto en la sala como en la audiencia).
- El tedio prevalece sobre la energía grupal.
¿Cómo podemos recuperar nuestros espacios de conversación y usar las presentaciones a nuestro favor? Algunas recomendaciones:
- Decide con cuidado cuándo y cómo te conviene usar apoyos visuales. No siempre es necesario llevar una presentación.
- Aplica criterios de concisión, sencillez y moderación en el diseño de tus láminas.
- Decide con cuidado acerca del tipo de objetos, el uso de colores y otros recursos que ofrece PowerPoint. Usa esos recursos sólo si ayudan a comunicar tu mensaje, no recurras a ellos sólo porque están a la mano, y nunca, por ningún motivo, dejes que PowerPoint decida estos temas por ti.
- Evita saturar tus láminas, recuerda que una serie coherente de láminas sencillas puede ser mejor que una lámina muégano. En particular, descarta la idea de cargar tus láminas con imágenes o animaciones innecesarias.
- Prescinde también de las láminas con tan poco contenido que no dejan ver la relación entre las diferentes piezas de información.
Lo más importante: recuerda que las diapositivas no son tu presentación, sólo son un apoyo visual. El elemento central de la presentación eres tú y tu conversación con la audiencia. No dejes que las láminas te roben cámara y se conviertan en el punto débil de tu comunicación.