¿Te ha pasado que elaboras un documento o una presentación muy clara y completa (según tú), pero cuándo tu audiencia la ve o la lee no reacciona como esperabas, sino que actúa como si no le hubieras dicho nada de lo que decía el documento?
Sí, sí, tal vez pensaste que tu audiencia no te prestó la debida atención, que fue negligente y descuidada, o quizá, que tú solamente no eres bueno para escribir y presentar alguna idea.
Sin embargo, lo más probable es que la forma de organizar y transmitir la información haya sido poco adecuada para la manera en que funciona la mente del lector.
A veces, creamos documentos que sólo una mente superdotada podría procesar. Por ejemplo, que nos exigen mantener la atención en un mismo asunto durante mucho tiempo o almacenar demasiada información en nuestra memoria mientras la procesamos y entendemos. Sin embargo, nuestra mente no funciona así. Por eso, espero que este breve instructivo para usar la mente de tus lectores pueda serte útil.
Instructivo
Para asimilar el contenido de un documento, una presentación o una pieza de multimedia, nuestra mente debe realizar varios procesos. Enseguida veremos de manera breve cuatro de ellos, apuntando en qué consisten, qué límites tienen y cómo ayudar a que funcionen mejor. Estos procesos son:
- Percepción.
- Atención.
- Procesamiento en memoria de trabajo.
- Integración en la memoria a largo plazo.
Percepción
Nuestros sentidos perciben señales. Esta información se almacena en la memoria sensorial, donde se queda durante unos pocos segundos. Después, la mayor parte de la información almacenada se pierde. Sólo sigue en el proceso aquella en la que enfocamos nuestra atención. Para ayudar a percibir la información:
- Usa letras grandes y claras.
- Usa colores contrastantes para texto (o gráficos) y fondo.
- Muestra visualmente los grupos en los que se organiza tu contenido. Por ejemplo, acerca o enmarca piezas de información relacionadas.
- Asegúrate de que las señales de audio y video sean claras.
Atención
Nuestra atención se enfoca en la información que nos parece importante y la lleva a la memoria de trabajo para procesarla. La atención suele dispersarse, cambiar de un lugar a otro. Se nos dificulta enfocarnos mucho tiempo en el mismo asunto. Para ayudar a enfocar la atención en lo que es importante, te recomiendo:
- Agrupar la información de acuerdo a las necesidades de tu audiencia.
- Usa títulos y subtítulos para mostrar los grupos de información.
- Destaca lo importante:
- colócalo al principio.
- usa colores y tamaños diferentes.
Procesamiento en la memoria de trabajo
Tanto la información en la que nos enfocamos como los conocimientos previos que nos parecen relacionados con ella, se cargan en la memoria de trabajo. Ahí, procesamos la información para organizarla, entenderla y asociarla con nuestro conocimiento previo. La memoria de trabajo tiene una capacidad relativamente limitada. Por lo general, podemos retener y procesar un máximo de entre 5 y 9 piezas de información al mismo tiempo, por lo que un aspecto muy importante aquí es evitar la sobrecarga de la memoria de trabajo.
Entonces, para evitar la sobrecarga de la memoria de trabajo:
- Limita el tamaño de cada grupo a entre 5 y 7 piezas de información.
- Evita que la audiencia escuche y vea la misma información, como cuando alguien lee las láminas en una presentación.
- Evita cargar información irrelevante, como imágenes sólo decorativas que no agregan información relevante.
Para ayudar a organizar la información en la memoria de trabajo:
- Usa formatos que muestren la estructura de la información (tablas, listas, diagramas y esquemas) en vez de párrafos.
- Al principio del documento explica cómo está organizada la información.
Integración en la memoria a largo plazo
En la memoria a largo plazo codificamos la información organizada y asociada con el conocimiento previo. Si la información está desorganizada o desasociada, será muy difícil que permanezca en la memoria del lector, de manera que para ayudar a integrar la información en la memoria a largo plazo:
- Asegúrate de activar sólo el conocimiento previo vinculado con tu información. Por ejemplo, evita imágenes atractivas que no estén relacionadas con el tema.
- Explica cómo se relaciona tu información con el conocimiento previo del lector.
La mente de tu lector es un aparato poderoso pero delicado y, a veces, poco disciplinado. Evita sobrecargarla, ayúdala a enfocarse en lo importante y a visualizar el sentido de la información. Así, tus documentos provocarán la respuesta que esperas.
