¿Burocracia o Burrocracia empresarial?

En una de las tantas veces que estuve esperando en un aeropuerto, me encontré un artículo que hablaba sobre la incesante e imperiosa necesidad de las personas para justificar sus acciones. El artículo estaba escrito por un japonés, pero publicado en inglés y más o menos decía así:

Me propusieron ser Brigadista de Evacuación del segundo piso del edificio donde trabajo. Acepté la responsabilidad, pero no tenía idea que para ello, me citarían a varias reuniones con los encargados de cada piso, sus ayudantes y los jefes máximos de dicha labor, también tuvimos que redactar un documento con planos, diseños, etc.; así como organizar un simulacro de evacuación en caso de incendio, temblor o amenaza terrorista. Tres meses después, el manual (de más de 300 páginas) nos fue explicado en una reunión épica de seis horas. Al final de cuentas, mi responsabilidad radicaba en avisar a otro compañero en caso de incendio, temblor o amenaza. A su vez, él avisaría al líder de la evacuación y yo tenía que contar el número de personas que salían. El día del simulacro, después de tanto tiempo planeando y ensayando las posibilidades, me puse tan nervioso que olvidé contar a las personas, por lo cual mi avergonzante papel en el simulacro fue evidente.

Algo parecido ocurre en las instituciones públicas cuando piden cierta documentación para hacer algún trámite.  Si dicha documentación está visible en su portal de internet, es extraordinario; pero si no… es una de las pérdidas de tiempo más significativas de nuestra existencia, porque no sólo se quedará grabada la incompetencia de quien nos atiende, sino que estaremos reivindicando la idea de que “sólo en México… (inserte aquí su queja)”.

En cuanto a las empresas privadas, ¿cuántas veces hemos visto esto? Para las personas que viven inmersas en el mundo de las cartas, recibos, copias, archivos, impresiones, expedientes, solicitudes, formatos, órdenes de  compra y todas aquellas actividades que no se hacen si no está la firma o la autorización pertinente son ya actividades de su día a día. Esa burocrática capacidad para dar o quitar el rumbo a las actividades que no están terminadas por falta de presupuesto, del Vo. Bo. (visto bueno) o de cualquier proceso que se detiene por falta de una persona o de una firma, debe ser evaluado de inmediato en cualquiera de las organizaciones y ser remplazada por algo llamado SENTIDO COMÚN.

Según la definición de la Real Academia Española, el sentido común es la “capacidad de entender o juzgar de forma razonable”. Así, es fácil confundir a la burocracia con la burrocracia. La primera se encuentra fácilmente entre nosotros, a cualquier nivel, en cualquier sector de la población, en todos los entornos donde nos movemos y en algunos casos, es necesaria para el funcionamiento de la empresa. Mientras que la burrocracia es esa tramitología exagerada que hace disfuncional a nuestra sociedad, la cual podría superarse si encontráramos soluciones simples y sustentables para cada problema.

¿De qué manera estamos colaborando para que la burrocracia desaparezca en nuestra empresa? Las nuevas tendencias, identifican a las empresas “novedosas” sin tanta burocracia, pero en realidad siguen aplicando los candados a las formas sutiles, a los horarios; sin tener en cuenta que si se cuida al personal, el tiempo y las revisiones serán innecesarios, si tenemos claras las actividades y las responsabilidades de cada colaborador… ¿crees que sería importante pedir explicaciones sobre el tiempo que pasamos en la empresa? Si ya todos sabemos que el trabajo tiene que salir a como dé lugar y que si no se hace, hay consecuencias, ¿por qué insistimos en desarrollar y (mal) gastar tiempo en re-procesos?  La respuesta es: porque la burrocracia aunque sea mínima, sigue evitando el flujo natural de las actividades. La burrocracia sigue viva en las empresas.

Por eso, tenemos algunas preguntas que pueden indicar cuánta burocracia hay en los procesos de tu empresa [1]:

Si respondiste AFIRMATIVAMENTE a algunas preguntas, tienes que pensar cómo solucionarlo de manera en que la solución tenga menos tiempo en el lugar de administración que en el de operación. Recuerda que el tiempo que empleas en cualquier proceso o re-proceso tiene un costo para la empresa, y que si no das la completa libertad a tus colaboradores para que cumplan con sus responsabilidades, en algún momento de la vida estarán preparados para un mundo que ya no existe. Rick Warren, escritor estadounidense, resume el tema en unas cuantas palabras, cuando dice que “La burocracia amarra al progreso. Evítala si te es posible”.

[1] http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/2417/Capitulo3.pdf