Empiezo esta colaboración agradeciendo mucho los múltiples comentarios y retroalimentación a mi artículo anterior sobre el tema del trabajo desde casa o “home office”.
Entre los comentarios recibidos, leo muchos más apoyos al home office, que los detractores a esta forma de trabajar. Después de ver las distintas reacciones y en beneficio de todos, me di a la tarea de investigar más sobre el tema y poder hacer aportaciones concretas de cómo hacer que el home office sea altamente productivo tanto para las organizaciones que lo autorizan como para los beneficiarios de éste.
Lo primero que debo decir es que una extensa investigación de la Universidad de Stanford ‒como todos saben, una muy prestigiosa universidad norteamericana‒, demostró que las personas que hacen home office son 13% más productivas que las personas que hacen el mismo trabajo desde una oficina.
Un segundo tema muy importante para destacar es que todos los estudios de cultura y clima organizacional han demostrado que la gente haciendo home office está mucho más contenta, y hasta más feliz con esta condición, principalmente porque lograron mejorar su balance de vida y trabajo. Uno de los artículos donde obtuve algunas de las referencias a las que haré mención, fue escrito por Cynthia Johnson y en este sentido ella dice: “Todo el mundo parece estar hablando sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal en estos días, y no hay una mejor manera de mejorar el equilibrio entre la vida laboral y laboral de sus empleados que dejarlos trabajar desde casa.” Aumentará la lealtad de los empleados. Casi cualquier persona que haya tenido la oportunidad de trabajar desde casa nunca soñaría con dejarlo. Al darles a sus empleados esta oportunidad, serán extremadamente leales a su empresa.
Otro aspecto son los ahorros y beneficios para TODOS en relación a la movilidad. Quise confrontar datos sobre el tema y me ha costado mucho trabajo, pero hay investigaciones y estudios muy serios que dicen que los ciudadanos de las grandes metrópolis del mundo gastaremos e invertiremos varios años de nuestras vidas en el tráfico de las mismas, ya sea conduciendo nuestro vehículo o en los distintos medios de transporte público. No hay duda alguna que ésta es la principal buena razón para hacer home office. No sólo se beneficia él/la que lo hace al no tener que conducir varias horas a la semana, ahorro en el mantenimiento del vehículo, ahorros en gasolina y con las modalidades de seguros para autos disponibles ya en el mercado, también hay ahorros en el seguro del auto, y si usamos transporte público, igual, hay grandes ahorros en las horas de desplazamiento en los mismos; ahorrarse en muchas ocasiones filas para poder subirse al pesero, microbús, metrobús y, penosamente en nuestro caso, “no ser sujeto a un asalto en el transporte público”, que de manera lamentable están al orden del día; asimismo, se beneficia la empresa/organización al tener menos lugares de estacionamiento y a la sociedad teniendo menos autos circulando, lo que generará disminuir la contaminación.
Trabajar desde casa implica, en cualquier modalidad ‒es decir, de tiempo completo o parcialmente‒, ahorros muy importantes para las organizaciones al tener muchos menos metros cuadrados disponibles, ya sean propios o rentados. Hace un par de años tuve la oportunidad de ver cómo una empresa se había ahorrado 30% de su costo mensual de renta, al haber puesto el home office por un día a la semana entre todo el personal. Sólo no estaban sujetos al programa el personal de limpieza y únicamente los siete directores mantuvieron su oficina propia. En este caso también se hizo un importante ejercicio de “paper less” donde sólo se imprimía lo verdaderamente necesario y buena parte de los que estaba en archivos se digitalizó; algunos papeles contables o legales se enviaron a bodegas y se procedió a tirar una gran cantidad de archivos en papel que, como casi siempre, nadie utilizaría nunca, pero ahí estaban ocupando lugar y costando rentas.
Obviamente, al tener a muchos o pocos empleados haciendo home office, tendrá ahorros en mantenimiento del edificio u oficinas, ya sea que pague por metro cuadrado o por el menor uso de las oficinas, habrá necesariamente ahorros en el mediano y largo plazos, menos gastos de electricidad, menos copias (sin que todavía alguien las use), gastos de agua, café, comedor o cafetería. Como ejemplo, para darles un buen caso en este sentido, IBM se ha ahorrado más de 100 millones de dólares al año desde que inició, ya hace muchos años, sus programas de trabajo remoto en Estados Unidos.
Uno de los mejores ahorros cualitativos y también cuantitativos, es que habrá muchas menos juntas y reuniones improductivas. Hay un montón de jefes, mas no líderes, que tienen obsesión por hacer juntas y hacen que sus organizaciones tengan “juntitis”. En home office provoca que las juntas tengan que ser mucho más productivas. Les aseguro que se ahorrarán miles de horas-hombre al tener menos o mejores juntas. Una investigación de la revista Harvard Business Review señala que los empleados de oficina, incluidos los vendedores, gastarán entre tres y cinco años de su vida en juntas y los ejecutivos de alto rango, hasta nueve años.
Gracias a las tecnologías disponibles hoy en día ‒y seguramente vendrán todavía mejores‒, hoy es más fácil que nunca hacer home office. Como dice Cynthia Johnson: Puede estar conectado a la oficina cada minuto de cada día si así lo desea, gracias a Internet. El concepto de trabajar desde casa podría haber parecido extravagante hace 20 años, pero éste es el siglo XXI. Puede encontrar acceso a wifi en casi cualquier lugar, y herramientas como GoToMeeting y Skype facilitan la comunicación remota. Hay toneladas de servicios de gestión de productos para equipos remotos. Herramientas como Basecamp y Asana hacen que la administración de su equipo remoto sea extremadamente fácil. Estará tan actualizado sobre las actividades de sus empleados como lo estaría si estuvieran en una oficina.
Algo que quizás todavía no esté tan arraigado en México y en general en América Latina, pero que ya es una práctica para muchas empresas europeas y norteamericanas, es la posibilidad de contratar a personas que, por una u otra razón, no se quieren mover de donde viven. Hoy, gracias al home office, puedes contratar al/la mejor desde su casa, o puedes contratar a los mejores, sin importar dónde se encuentren. Prácticamente ninguna distancia puede evitar que trabajes con alguien en el mundo. Y también puedo poner ejemplos sencillos y mucho más obvios, y que los tengo muy cercanos: las jóvenes mamás que tienen bebés de meses no pueden o les resulta muy difícil trabajar jornadas completas. Cuántas mujeres en esta condición han tenido que dejar sus empleos y las empresas perder todo lo invertido en ellas por no tener un programa como éste. Mis dos hijas tuvieron que dejar sus empleos por tener que cuidar a sus hijos recién nacidos, a pesar de que ambas hubieran (felices) querido seguir trabajando, pero en sus compañías no había programas que les dieran estas oportunidades.
Piense que estos hechos le permitirían obtener mayor información sobre otros mercados. Cuando tiene empleados que trabajan en todo el país, o incluso en todo el mundo, puede obtener una visión increíble de los mercados locales.
1. Las empresas que tienen ya algunos años con programas de home office pueden afirmar que hay menos ausentismo, que los empelados/as tienden a renunciar con mucho menos facilidad, lo que reduce la rotación, los empelados se “enferman” menos y piden menos días extras para hacer tal o cual actividad.
2. Las empresas que tienen este tipo de programas por lo general salen mucho mejor evaluadas que las que no lo tienen en prácticamente todas las certificaciones que hay en la materia, y no señalo a ninguna para no hacerles ni buena, ni mala publicidad, pero todo mundo sabe a cuáles me refiero. Así que esas empresas obtienen buenos comentarios de sus empleados formal e informalmente, y pueden usarse esas certificaciones como elementos de relaciones públicas para hacer más atractiva nuestra empresa como un buen lugar de trabajo y, además, los empleados de otras empresas estarán celosos.
3. No tiene que ser todo o nada. Si un entorno de trabajo desde la casa al 100% no está en las posibilidades de su empresa, intente darles a los empleados la oportunidad de trabajar desde casa una vez a la semana o algunos días del mes. La mayoría de los beneficios enumerados aquí todavía se aplicarán. Prácticamente todas las 100 principales compañías de las publicaciones como Forbes ofrecen opciones de trabajo desde casa, pero muy pocas son completamente remotas.
4. Finalmente, puedo decir que las experiencias lejanas o cercanas que he tenido sobre el tema y la literatura que he leído sobre el tema, señala que los empleados que hacen home office trabajarán más tiempo diariamente.
