Reuniones en el trabajo ¿Qué tanto deben durar?

Las juntas en cualquier empresa son de suma importancia para tratar temas como la productividad, el desempeño y las mejoras que se puedan realizar en una corporación, pero también suelen durar más del tiempo debido, lo cual puede ser tedioso.

México .- Lo recomendable es que las juntas se hagan al iniciar la jornada laboral, pero estas pueden extenderse por horas y no siempre ser de ayuda para resolver problemas internos, además de que no siempre se deben realizar, ya que pudieran volverse innecesarias.

“Lo que ocurre muchas veces es que las reuniones no son la mejor forma de colaboración. Hay que tener en cuenta todo el coste que conllevan como, por ejemplo, el coste de desplazamientos y la dificultad de encontrar disponibilidad temporal entre todos los participantes”, señalan expertos de Estrategia Práctica.

Para ello, los avances tecnológicos han mejorada la forma en cómo todos los colaboradores pueden contribuir casi como si estuvieran juntos en el mismo complejo, un ejemplo de ello son las teleconferencias y las videollamadas.

“La principal ventaja de estas formas de coordinación atemporal es que cada participante puede hacer sus contribuciones cuando mejor le convenga”, señala el portal.

Por lo anterior y para conocer realmente cuando se debe o no llevar una reunión de trabajo y hacerla eficaz, aquí algunos consejos mencionados por El Clarín:

1. Es necesario establecer una agenda o un temario de los asuntos a tratar, tener en claro los objetivos de la reunión. Frente a la falta de un orden pueden suceder dos cosas: que los participantes se vayan por las ramas, extendiéndose en temas que nada tienen que ver con el objetivo principal de la reunión, o bien, que exista la puerta para abordar temas como conflictivos de familia, que nada tienen que ver con la reunión.
2. Fijar día, hora y motivo del encuentro y designar a una sola persona como encargada de comunicar esta información a todos los que participarán con la debida antelación. De este modo, todos pueden ordenarse con respecto a otros compromisos y se evita el famoso teléfono descompuesto. La existencia de “objetivos” o “temas a tratar” permite a los que se reunirán preparar cualquier material que consideren de utilidad llevar a la reunión
3. Respetar el horario de comienzo de la reunión. Arribar a la reunión puntualmente y respetar el horario de inicio de la misma equivale a respetar a todas las personas presentes y su tiempo. Esto no siempre sucede y genera malestar.
4. Pautar la duración de la reunión cuando ésta comienza. Esto se hace en relación directa con los temas que se vayan a tratar. Cabe destacar que una reunión demasiado extensa lleva a una lógica falta de interés y concentración por parte de los participantes. Una reunión productiva no debiera extenderse por más de 120 minutos.
5. Apagar los teléfonos celulares durante la reunión. Contribuirá a crear un clima que permita trabajar en forma productiva. El espacio físico en el cual se desarrollará la reunión también es importante. Principalmente debe ser un lugar confortable y silencioso, en el cual se garantice la ausencia de interrupciones.
6. Tomar una actitud positiva hacia los conflictos. La reunión es también el espacio en el que se exponen conflictos. La mejor manera de encontrar una solución efectiva para los problemas es partiendo de una actitud basada en tomar estas situaciones como un aprendizaje.
7. Hacer una evaluación final. Al finalizar la reunión es conveniente revisar si se trataron todos los temas, alcanzando los objetivos propuestos. Esta evaluación también es de utilidad para revisar procesos o dinámicas que quizá no fueron de utilidad durante la reunión y que pueden perfeccionarse.

Síguenos en Facebook – Twitter – Telegram