En las organizaciones, la gente está cada vez más ocupada. Quiero decir demasiado ocupada, mucho más de lo que podríamos considerar razonable, saludable y productivo. Vivimos en una especie de emergencia normalizada que no parece tener fin. Por ejemplo, en muchas empresas es raro que la gente se vaya a la hora de la salida, sino dos, tres o hasta cuatro horas después. También es común que las personas tengan su calendario completamente lleno, a veces con dos o tres actividades “encimadas” a una misma hora del día.
En esas condiciones, pensar en tener una vida fuera del trabajo se vuelve complicado. En el propio trabajo, nuestra efectividad también se ve afectada por ese ambiente de urgencia y frenesí constantes, al grado de que el esfuerzo llega a ser muy grande comparado con los resultados. Esta desproporción entre esfuerzo y resultados sugiere que dedicamos una parte de nuestro tiempo actividades poco o nada productivas. Nuestra obsesión con la productividad nos impide estar presentes en nuestro trabajo y esa falta de presencia nos vuelve improductivos.
Las juntas de trabajo son uno de los lugares donde esta sobreocupación improductiva se muestra de manera más contundente. El personal gerencial y directivo pasa cerca de la mitad de su tiempo de trabajo en juntas. Los costos de esas juntas son espeluznantes. Conseguir una sala llega a ser tan difícil como encontrar una aguja en un pajar. ¿Cómo se desenvuelven esas juntas?, ¿en qué medida logran su propósito y justifican sus costos? En muchas empresas, la respuesta a estas preguntas es preocupante.
Algunas situaciones comunes alrededor de las juntas son:
Antes de la junta
- Se programan juntas sin un propósito claro y sin considerar otras opciones más sencillas / baratas para lograrlo (como una llamada o un correo-e).
- Invitan a un grupo de personas (tal vez reciclado de una junta anterior) sin analizar para qué resulta necesario tener ahí a cada una.
- Se define un tema general (tipo “revisión de avances”) pero no se construye una agenda ni se seleccionan las técnicas de trabajo apropiadas (por ejemplo: presentación, discusión abierta, preguntas y respuestas, lluvia de ideas, votación).
- Se envían convocatorias que no explican el propósito, ni la agenda, ni la preparación requerida.
Durante la junta
- Algunos invitados asisten, otros mandan un representante, otros simplemente no llegan.
- La mayoría llega tarde.
- Los primeros 15 minutos de la junta se dedican a conectar la laptop al proyector o a enlazar sitios en videoconferencia.
- Durante la junta, un par de participantes monopolizan la discusión y se alejan del tema cada vez más. Si esos participantes tienen poder, también se apropian de la toma de decisiones.
- Algunos participantes contestan mensajes en su celular. Otros permanecen impávidos. Otros escriben en un laptop.
Al final de la junta
- La junta termina de manera abrupta, sin llegar a conclusión o acuerdo alguno.
- En forma apresurada, afuera de la sala, los participantes acuerdan convocar a otra junta para continuar.
- Todos parten apurados para llegar a su siguiente junta.
Y así sucesivamente. ¿Qué estamos haciendo?, ¿de qué nos estamos perdiendo?
Si sueles tener juntas como las que se describen aquí, puedes aplicar estos cinco consejos para mejorarlas:
- Prepárate bien. Si eres el organizador de la junta, define el propósito y el producto esperado. Asegúrate de invitar únicamente a personas relacionadas con el asunto y que puedan aportar al proceso de la junta. Comunícate con tus invitados antes de la junta. Asegúrate de que conocen el propósito y la razón de su participación, acuerda con ellos la agenda y los mecanismos de decisión y de trabajo que se usarán durante la junta.
- Dedica toda tu atención al proceso de la junta. Si el propósito no te parece relevante o no estás en condiciones de participar, mejor declina la invitación.
- Comunícate siempre de manera clara, concisa, y amable.
- Promueve las decisiones participativas e incluyentes.
- Define y comunica con precisión las conclusiones y acuerdos y dales el seguimiento adecuado.
