Yo creo que éste es el tipo de preguntas que nos deberíamos hacer todos los días, ¿estoy siendo productivo?, ¿administro bien mi tiempo?, ¿estoy dando lo mejor de mí en el trabajo? Y si las respuestas nos inquietan, entonces hay que poner manos a la obra inmediatamente.
En mi colaboración anterior, aquí en El Semanario, señale que, según datos de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) y de un estudio de la UBS (Unión de Bancos Suizos), que los mexicanos somos muy trabajadores, pero al mismo tiempo somos profundamente improductivos. Es decir, trabajamos muchas horas y damos pocos resultados.
Si consideramos que en promedio trabajamos entre 40 y 50 horas a la semana, aunque es obvio que hay personas que por muy diversas razones trabajan muchas más horas, lo que nos tendríamos que preguntar es ¿qué hacemos en esas horas? Y aquí inicio con el desglose y las áreas de oportunidad que todos tenemos.
Correos. Según un estudio del Instituto Georgia Tech, en promedio cada individuo recibe alrededor de 112 correos relacionados directamente con su trabajo diario, y otras fuentes señalan que recibimos alrededor de 40-60 correos adicionales de temas personales, publicidad, SPAM, etc. Es decir, recibimos más de 150 correos por día, lo que implica que tendremos que dedicarles aproximadamente entre 1 hora y 30 minutos y dos horas por día.
WhatsApp o equivalentes. Ante la saturación de los correos y la falta de respuesta a los mismos, la gente empezó a enviar mensajes por WhatsApp o aplicaciones similares, y obviamente ya sucedió lo mismo que con los correos. Esto es, una inmensa cantidad que es igual o inclusive superior a lo que recibimos por correo, por las inmensas ventajas que este sistema de comunicación tiene, así que consideren otro par de horas al día para atender sus mensajes.
Trabajos administrativos. Si trabajas para una empresa multinacional medianamente ordenada o una nacional ordenada, ya sabes que los temas administrativos quitan un montón de tiempo: desde comprobaciones de viáticos, llenado de formatos para pedir tal o cual cosa, los asuntos del área de recursos humanos, etc. Todo esto debe implicarte entre 15 y 30 minutos por día.
Llamadas telefónicas. Aunque cada vez es menos frecuente, las llamadas nos deben implicar unos 15/30 minutos al día; obviamente varía mucho según nuestro trabajo y puede que, para algunas personas, los vendedores, por ejemplo, esta cifra se pueda ir al doble o al triple.
Trabajo central. Es decir, nuestra responsabilidad; deberíamos pensar que hacer propiamente nuestro trabajo tendría que implicar al menos el 50% de nuestro tiempo, esto es, unas 4 horas al día.
Reportes. Los reportes de juntas, de avances con clientes, proveedores, información mensual estadística que debemos enviar a nuestro jefe, a las oficinas centrales, al corporativo, etc., podrían tomarnos entre 15 y 30 minutos al día.
Juntas. Este capítulo merece especial atención porque estoy convencido de que es aquí donde más áreas de oportunidad tenemos para hacernos mucho más productivos en nuestro trabajo.
Según un estudio de la revista Harvard Business Review, un empleado normal pasará alrededor de 5 años de su vida en juntas y un ejecutivo de alto nivel más de 9 años. Establecer un promedio aquí es bien complicado, pero me queda claro, por mi experiencia trabajando con cientos de empresas en una docena de países en los últimos 20 años, que la media debe rondar entre dos y tres horas por día en juntas.
Las juntas pueden ser encuentros uno a uno hasta las reuniones en las que el director general presenta su informe mensual y a la que atienden cientos de empleados.
Por estas razones, les haré una serie de propuestas para mejorar sus juntas:
~ Definir el objetivo de la junta y responder a la pregunta “¿Qué se quiere lograr con la misma?”. De ahí tener claro si la junta es necesaria o podemos resolver el asunto con una llamada, un correo, etcétera.
~ Definir los tiempos de la junta (duración máxima recomendada: 50 minutos, sugiero hacerlas de 30 minutos, se sorprenderán de los beneficios).
~ Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Tener claro quién debe estar y para qué.
~ Crear una agenda de temas a tratar en la reunión y compartirla con los invitados.
~ Convocar con antelación suficiente, mínimo 48 horas, a los asistentes para que tengan tiempo de preparar sus intervenciones.
~ Establecer un moderador para enfocar la reunión, una persona que controle los tiempos y un responsable para tomar nota de los acuerdos y los responsables para su seguimiento.
~ Ser puntuales, respetuosos y estar presentes (no celulares, laptops, etc.).
~ Asegurarse que la sala y los recursos necesarios estén disponibles y funcionando de manera óptima.
En adición, tenemos que considerar el tiempo utilizado para ir y tomar uno o varios cafés o vasos de agua, aquellos que fuman pues obviamente deben considerar entre 10 y 20 minutos adicionales para este tema, el tiempo para comer, los traslados internos dentro de la organización y los traslados externos si visitamos plantas, oficinas, clientes, proveedores, etc.; bomberazos y asuntos urgentes (siempre hay que dejar un espacio en la agenda diaria para los mismos, yo personalmente dejo mínimo 30 minutos al día para el tema); dar y recibir retroalimentación; capacitación o formación profesional de cualquier tipo; tiempo para hacer planeación; tiempo para hacer evaluación; tiempo para pensar en nuevas ideas: innovación, y un largo etcétera.
Como pueden ver, los días laborales llegan a ser entre 10 o más horas fácilmente si no establecemos prioridades y hacemos una correcta gestión de nuestro tiempo. Te invito a que hagas el ejercicio por una semana, al final del día haz un recuento de lo que hiciste y a partir de ahí busca tus mejoras.
Te deseo mucho éxito y que ganes unas cuantas horas para tener un mejor balance entre el tiempo invertido al trabajo y al resto de los asuntos de tu vida.
