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Día de la Mujer: Trabajo y cuidados en tiempos de pandemia

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El aumento del número de mujeres en la fuerza de trabajo y su incremento en la matrícula universitaria, constituyen uno de los cambios sociales sin precedentes que transformaron radicalmente las sociedades a partir de la segunda mitad del siglo XX. Como lo ha mostrado la OIT (2019), más del 40% de los puestos laborales en el mundo están ocupados por mujeres.

En México, los cálculos con base en datos del INEGI, muestran que durante las últimas cuatro décadas, la participación de las mujeres en el trabajo extra-doméstico ha aumentado significativamente pasando del 21% en 1970 al 40% en 2019 y su participación es aún mayor en las zonas urbanas del país. El porcentaje de mujeres llega a superar al de los hombres en algunos giros como los de servicios sociales (68%), en hoteles y restaurantes (60%), sectores que han sido especialmente sensibles a la situación de confinamiento derivada de la pandemia.

 Lo mismo ocurre en el ámbito de la educación, donde las mujeres son propietarias de escuelas particulares que han vivido una situación crítica durante esta etapa. Como se sabe, much@s estudiantes se han cambiado a la educación pública y los ingresos de varios colegios ni siquiera alcanza para pagar a las maestras. En el caso de las guarderías, ya habían tenido que enfrentar dificultades previas debido a la decisión del actual gobierno de cortarles los subsidios directos.

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Imagen: The Wall Street Journal.

Lo anterior es también válido para otras empresas cuyas propietarias son mujeres. La mayoría de éstas son de tamaño “micro” y se desarrollan en los sectores “femeninos” de la economía con márgenes reducidos de beneficios y menores disponibilidades de crecimiento, por lo cual, no cuentan con los recursos financieros para superar la situación actual.

De allí, que, según un estudio de McKinsey, las mujeres son 1.8% más vulnerables de perder sus empleos durante esta crisis. A las inequidades en el mundo laboral, se suman las diferencias en las responsabilidades no retribuidas asumidas por las mujeres en el cuidado doméstico. Según datos del INEGI (2014), las mujeres mayores de 12 años en México dedicaban hasta 30 horas semanales a las tareas familiares y del hogar, mientras que entre los varones este número se reducía a tan sólo diez.  

Así, la creciente importancia de las mujeres en la fuerza laboral, y la existencia de pautas más co-participativas en el sustento familiar no han ido acompañadas de las consecuentes transformaciones en las tareas domésticas. Como lo ha señalado Marcela Lagarde, el liderazgo más difícil es el cotidiano, ya que las mujeres tienen que realizar malabares para liderar de forma simultánea a la familia, la casa, la pareja, el trabajo, e incluso atender a los parientes del esposo. Según un estudio comparativo aplicado en veintiún países realizado por Nielsen y Vargas en el 2011, el 54% de las mexicanas afirmaron, que, debido a sus múltiples responsabilidades, siempre “viven bajo presión”.

En las actuales condiciones de pandemia esa situación se ha agravado ya que, con el confinamiento, las cargas domesticas y familiares se han incrementado notoriamente llegando hasta las 50 horas de trabajo semanales. Las mujeres han tenido que desempeñarse simultáneamente como madres, amas de casa, trabajadoras, acompañantes de las tareas escolares de sus hijos cuidadoras de los enfermos(as) y de los adultos de la tercera edad.  


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Pérdida de ingresos en trabajadores, otro duro golpe del COVID

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La pandemia del COVID-19 generó una caída de ingresos en los trabajadores en un 10.7 por ciento, advirtió la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

En su sexto informe sobre los efectos de la pandemia, el organismo internacional detalló que en los primeros nueve meses del 2020, desde que inició la propagación de la pandemia del COVID-19 de una forma más vigorosa, a nivel mundial los ingresos obtenidos en el mercado laboral, registró una contracción de 3.5 billones de dólares, equivalente al 10.7 por ciento en comparación al mismo periodo de 2019.

La cifra no incluye el apoyo a los ingresos proporcionados por los gobiernos para compensar la pérdida de empleos durante la pandemia y representó el 5.5 por ciento del Producto Interno Bruto (PIB) mundial de los primeros tres trimestres del año previo a la pandemia.

“Los cierres de lugares de trabajo continúan perturbando los mercados laborales en todo el mundo, lo que lleva a pérdidas de horas de trabajo superiores a las estimadas anteriormente”, indicó la OIT en el documento emitido el miércoles 23 de septiembre.

Las medidas extremas adoptadas por los Gobiernos para enfrentar la pandemia del COVID-19 implicaron el confinamiento de la población y el cierre casi en su totalidad de las actividades productivas a nivel mundial, generando una ola de crisis sin precedentes en temas económicos con pérdida de empleos y la reducción de salarios.

Durante el segundo trimestre del 2020, la estimación del tiempo de trabajo global sufrió la pérdida del 17.3 por ciento, equivalente a 495 millones de empleos de tiempo completo.

Para el tercer trimestre, la OIT espera una pérdida de horas de trabajo del 12.1 por ciento, con el cierre de 345 millones de plazas.

En el comunicado emitido por la OIT, su director general, Guy Ryder, hizo un llamado para redoblar esfuerzos en la lucha contra el virus a la par de adoptar medidas para superar el impacto social y económico.

“Del mismo modo que debemos redoblar nuestros esfuerzos para combatir el virus, también debemos actuar con urgencia y a gran escala para superar sus impactos económicos, sociales y laborales. Eso incluye el apoyo sostenido para los empleos, las empresas y los ingresos”, señala el comunicado.

En el documento Observatorio de la OIT: COVID-19 y el mundo del trabajo publicado en junio del 2020, el organismo miembro de Naciones Unidas indicó que más del 16 por ciento de los jóvenes en el mundo perdieron su empleo desde el inicio de la pandemia y advirtió que la propagación del virus SARS-CoV-2 tiene un triple impacto en los jóvenes ya que, además de la destrucción de empleos, ha afectado la educación y formación académica que obstaculiza la búsqueda de empleo.

En los países donde ha habido testeo y rastreo, la reducción de las horas de trabajo ha sido de un 7 por ciento aproximadamente, mientras que en los que hay pruebas y rastreo menos intensivos, esa cifra se eleva a 14 por ciento”, explicó Guy Ryder, director general de la OIT en el documento de junio.

Acciones prácticas y necesarias postpandemia

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En mayo de este año compartí en las páginas de El Semanario una larga lista de acciones que se deberían considerar para manejar de la mejor manera posible la pandemia que aún seguimos viviendo. Ahora, a partir de ese artículo, me quiero referir sólo a algunas que me parecen claves para tener éxito postpandemia, tomando en cuenta lo que ha sucedido en estos cinco meses.

Empiezo reforzando el hecho de que hay que entender que el dicho de que “los problemas de casa, se quedan en casa”, nunca fue cierto, y hoy se ha demostrado con muchos días, semanas y meses de teletrabajo que es totalmente falso. Como nunca en la historia laboral moderna podemos afirmar que los problemas de casa van al trabajo y los del trabajo van a la casa… Y no pasa nada, así es la vida y hay que vivir con este hecho.

Debemos dejar muy claro que el trabajo remoto o teletrabajo llegó para quedarse y que es una responsabilidad compartida entre los empleadores, la familia y el empleado definir como lo hacen más placentero y sostenible en el tiempo. Cómo mejorar y mantener las condiciones óptimas de trabajo desde casa considerando el equipamiento del espacio, mobiliario, luz, sonido, internet, etc.

home office covid
Imagen: Yataka.

Ante lo inminente, hay que negociar –si aún no lo han hecho– las condiciones de trabajo de quienes se quedarán en sus casas de forma permanente, y no estoy pensando en reducir prestaciones, beneficios o mucho menos el salario, estoy pensando en readecuar los paquetes de compensación total.

Ante la pandemia, todas las organizaciones ya identificaron áreas de oportunidad para hacer recortes de personal y reducir gastos. Seguramente ya lo hicieron algunos que pensaban serían temporales y ahora habrá que evaluar si serán permanentes, si aún no lo hacen: háganlo pronto.

Ya aprendimos que muchos trabajos de cuello blanco se pueden hacer desde casa y se harán de forma definitiva. Según la OIT vamos a pasar de 4% al 30% de trabajadores haciendo teletrabajo entre el 2019 y el 2021. Hay sectores que todo mundo decía que no se podían hacer desde casa y ya ven, en medicina, es impresionante lo que se ha avanzado, y lo que se avanzará.

En contraposición, diversos estudios afirman que sólo 5% de los trabajadores menos calificados podrán hacer trabajo remoto.

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Ilustración: Fidel Sclavo (Clarín).

Como jefes, como líderes, no debemos esperar que nuestra gente que está haciendo teletrabajo se encuentre conectada toda la jornada. Diversos estudios previos a esta situación ya habían demostrado que estar conectados ocho o más horas es altamente improductivo. Hay que dar varios espacios (mínimo cuatro) en el día, y respetar un tiempo razonable para la comida. Lo recomendable es estar “presente” máximo seis horas frente a la computadora en el día, y entender que no hay que hacer mucho o nada de micro-administración a nuestros colaboradores. Es un gran momento para dejar que la gente tome más decisiones por su cuenta, tenemos que trabajar y mucho en empoderar y delegar mucho más. Dejar que nuestra gente crezca.

Esta pandemia nos trajo una gran noticia: se acabó el mito de la oficina como un lugar mágico, un lugar que era necesario para que pasarán muchas cosas, que ahora se ha demostrado que pueden pasar y más, sin ellas, y por ello tenemos que evaluar de qué espacios vamos a prescindir en nuestras oficinas, si un determinado número de empleados trabajará de forma permanente haciendo teletrabajo. Como referencia, les comento que un estudio de una reconocida universidad inglesa dice que una buena parte de las empresas podría reducir hasta el 30% de espacio en las oficinas de forma inmediata y todo lo que eso implica, gracias al teletrabajo.

Ante la nueva realidad y lo que vendrá, hay que revalorizar algunos puestos de trabajo y ciertas áreas de la organización, como logística y el área de sistemas y tecnología. Pienso que recursos humanos puede volverse a convertir en un área estratégica para las organizaciones.

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Imagen: Marketing Directo.

También deben, si no lo han hecho, evaluar qué funciones, procesos e inclusive áreas pueden subcontratar local, regional, nacional o internacionalmente. Algunos expertos señalan como claras áreas de oportunidad todo lo relacionado con IT, nóminas, y todos los procesos muy repetitivos y/o que no son estratégicos para función central de la organización.

También tendremos que llevar a cabo cambios en las estructuras organizacionales que pueden implicar una sustitución más rápida de baby boomers por personas de las generaciones “X” y “Y”, ante la falta de capacidad de los primeros para adaptarse a todos estos rápidos cambios.

Algunas consideraciones finales:

-Hay que estar con la mente abierta al cambio y a la modernización, de forma permanente.

-Éste es un excelente momento para tomar decisiones “ahora o nunca”.

-Todo lo que hagamos de corto plazo tiene que estar enfocado a generar utilidades.

-En el corto plazo las cosas estarán horribles, pero les aseguro que el futuro es muy prometedor.


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Desempleo, la otra crisis que se avecina

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Crisis de desempleo por coronavirus a nivel mundial

Reporte de la OIT advierte una fuerte crisis de desempleo por coronavirus a nivel mundial. El 50 por ciento de la fuerza laboral podría perder su medio de subsistencia.

Alrededor de mil 600 millones de trabajadores de la economía informal, que representan a casi la mitad de la fuerza laboral global, están en peligro inmediato de perder sus medios de subsistencia debido a la pandemia del coronavirus, dijo el miércoles la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

El más reciente reporte de la agencia de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) elevó con fuerza su proyección del devastador impacto en empleos e ingresos derivado de la enfermedad COVID-19, que ha infectado a más de 3.1 millones de personas en el mundo, ha matado a unas 220 mil y ha forzado el cierre de economías.

“Muestra, creo, en los términos más duros posibles que la crisis del empleo y todas sus consecuencias se están profundizando en comparación a nuestras estimaciones de hace tres semanas”, dijo el director general de la OIT, Guy Ryder, en una conferencia, proyectando un “enorme” impacto en la pobreza.

Los sueldos de 2 mil millones de trabajadores informales en el mundo se hundieron en una estimación promedio de 60 por ciento en el primer mes de la crisis en cada región, dijo la OIT.

Los trabajadores informales son los más vulnerables de los 3.300 millones de personas que componen la fuerza laboral global, ya que carecen de protección social, acceso a un buen cuidado de la salud o los medios para trabajar desde casa, destacó la OIT.

“Para millones de trabajadores, la ausencia de ingresos significa que no hay comida, no hay seguridad y no hay futuro. Millones de negocios en el mundo apenas logran respirar”, dijo Ryder. “No tienen ahorros ni acceso al crédito. Estas son las verdaderas caras del mundo del trabajo. Si no los ayudamos ahora, simplemente perecerán”, agregó.

La OIT dijo que espera que los confinamientos prolongados y los cierres de oficinas y plantas lleven a una caída “aún mayor” de las horas totales de trabajo en todo el mundo durante el segundo trimestre que la estimada hace solo tres semanas.

Los sectores más afectados son las manufacturas, hotelería y servicios de alimentos, ventas mayoristas y minoristas, inmobiliario y actividades de negocios.

Las horas totales de trabajo en el segundo trimestre serían un 10.5 por ciento menores a los niveles previos a la crisis, el equivalente a 305 millones de empleos a tiempo completo, dijo la OIT, agregando que las mayores caídas se esperan en América, Europa y Asia Central.

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La función de Recursos Humanos está en una encrucijada

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Ante los cambios demográficos, tecnológicos y la demanda de organizaciones más eficientes y eficaces, la función de Recursos Humanos (RH) se encuentra en una encrucijada para despegar y reposicionarse, o bien, para prácticamente convertirse en una función utilitaria. Les adelanto una parte de mi colaboración en el libro que sobre el Grupo Jurica presentaremos en breve.

La gente de RH se fue haciendo “YesMen”, condescendiente, menos profesional. Algunos responsables o cabezas no tenían o tienen el tamaño para hacerlo y devaluaron o están devaluando la función. De acuerdo con algunos estudios mundiales, sólo uno de cada 100 CEOs ha pasado por la función de RH. Es la función que menos líderes aporta a las organizaciones.

Habría que eliminar cosas que son tácticas y únicamente quitan tiempo para dedicarse a cuestiones verdaderamente estratégicas. El buen líder administra poco y lidera mucho.

Necesitamos ver el futuro del negocio, pensar las implicaciones y retos. No podemos ser chiquitos ante tendencias como la automatización y la robotización. Hay que promover cómo reubicar y reentrenar a las personas que serán desplazadas. 

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Imagen: Freepik.

Como resultado de los recientes cambios al Artículo 123 de la Constitución y modificaciones a la Ley Federal del Trabajo (LFT), y la entrada en vigor de la NOM-035, hay una gran oportunidad de reposicionar a RH en las empresas y en cualquier organización.

Con estos cambios, se abrirán puertas y ventanas para modificar de forma significativa las relaciones entre empleadores (patrones) y trabajadores, tanto de confianza como sindicalizados.

Las modificaciones van más allá de incorporar los compromisos que México debió observar desde hace años sobre el Convenio 98 de la OIT en 1949, y ratificado por nuestro país en 2018, y de cláusulas, resultado de la renegociación del TLC con Estados Unidos y Canadá. La alta dirección de las empresas tiene la responsabilidad de conocer las consecuencias para sus empresas y la función de RH debe aprovechar la coyuntura.

Algunas modificaciones son oportunidades increíbles para cambiar prácticas del tipo “porque así se hacían”. Quizá la más radical es que las empresas podrán liberarse de sindicatos sin tener que recurrir a contratos de protección.

Tanto el artículo 123 como la LFT son claros en que los sindicatos de protección deben desaparecer. Ésta es una maravillosa noticia para las empresas y pésima para los dirigentes que vivían de estas prácticas. Con la nueva legislación, ya tenemos libertad sindical, podemos trabajar con o sin los sindicatos. El derecho ahora es del trabajador y no de corruptos dirigentes sindicales

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Imagen: ITM platform.

He trabajado por años en y con el área Recursos Humanos. Sé bien cómo funciona esta vicepresidencia, dirección, gerencia o jefatura, que es –o debería ser– fundamental para las empresas y organizaciones. Me siento capaz –inclusive con la obligación– de recomendar a mis excolegas cambiar de canal y ponerse las pilas para reposicionar el área.

No podemos tratar a todos por igual. Debe segmentarse al personal. No me refiero sólo a diferencias evidentes de niveles jerárquicos, responsabilidades, además de las categorías naturales: personal de confianza o sindicalizado. Convendría segmentar en generaciones e identificar sus conductas y características.

Las necesidades y prioridades de la gente no son las mismas. No se puede tratar a todos por igual ni las prestaciones o beneficios deben ser idénticos. Sean Baby Boomers, Generación X, Millennials, o Centennials, todos son diferentes y valoran su autenticidad.

La sociedad se ha vuelto cada vez más compleja. Hay gran variedad y cantidad de grupos con los cuales lidiar. Muchas empresas se quedaron instaladas en los años 80 o antes, en el siglo XIX, y no saben cómo manejar estas particularidades.

Podrían suponer que los jóvenes de hoy son flojos, desordenados, etc., pero no es así. Son muy inteligentes, están cargados de energía, son creativos, diestros en los asuntos tecnológicos, el mundo no tiene límites para ellos. Trabajan a su manera y las organizaciones van a tener que adaptarse a ello y no al revés.

Habiendo trabajado muchos años con temas de clima organizacional comprobé que el final de la vida laboral puede ser representada con una letra U: un nuevo empleado joven es el ser más feliz, el más motivado y leal con la empresa y la califica súper bien. Pero pasa el tiempo, crece y su trabajo se le hace horrible y aburrido, y entonces la califica mal. Se queja a menudo. Pero con el paso de los años viene un momento de resignación, costumbre o gratitud y ve al empleador con otros ojos: “Bueno, no se está tan mal aquí… Tengo trabajo… Me aceptan a pesar de mi edad…” y vuelve a calificar muy bien a su organización.

recursos humanos y focos
Imagen: Esan.

A todos nos consta esta evolución en la actitud de los trabajadores. Estamos en la posibilidad de cambiar esto para siempre. Tenemos el imperativo de conocer más a las personas que trabajan con nosotros para servirles mejor. ¿O no acaso la función de Recursos Humanos trabaja con y para las personas? Las organizaciones deben aprender a adaptarse a su gente y no a la inversa. Esto trae un gran beneficio al clima laboral y la productividad. Yo estoy convencido que es posible lograr esa flexibilidad.

La gente será más productiva por convencimiento, lo que necesariamente traerá espléndidos dividendos para las empresas. Acercarse a las personas es estratégico. Recursos Humanos debe saber qué sí se puede y debe hacer, y qué no, asomarse al futuro. La función tiene que hacer cosas más trascendentes y decir a dónde debe ir la empresa. RH debe ser la conciencia del Director General y del Consejo de Administración. Hacerles ver que trabajamos con personas y no con “recursos”.

Y debemos estar conscientes de que vienen enormes cambios tecnológicos para la función, el uso de Big Data, Inteligencia Artificial, realidad aumentada, y muchos otros temas de esta índole serán el pan nuestro de cada día. Ésa es la realidad y tenemos que no sólo trabajar con ella, sino sacarle provecho.

Estamos ante la posibilidad de volver a posicionar la función de Recursos Humanos que, por cierto, está pasando un muy mal momento, en México y en no pocos países.


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Fuerza laboral, la agonizante víctima del coronavirus

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Estiman pérdidas del 81 por ciento de la fuerza laboral por coronavirus

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) alertó este martes que la pandemia del COVID-19 se ha acelerado aún más en términos de intensidad y ampliación de su alcance a nivel mundial, ya que las medidas de paralización total o parcial de los centros de trabajo ya afectan al 81 por ciento de la fuerza laboral global.

Alrededor del mundo hay 3 mil 300 millones de personas que conforman este rubro, de las cuales, casi 2 mil 700 millones han visto mermada su actividad profesional por los cierres de oficinas o zonas de trabajo, indicó un nuevo documento de la organización que actualiza el panorama laboral.

En el documento anterior, el organismo de la ONU alertó sobre que el coronavirus podría dejar 25 millones de desempleados en el mundo.

La OIT indicó que, en la situación actual, las empresas de diversos sectores económicos, en especial las compañías más pequeñas, se enfrentan a pérdidas catastróficas que amenazan su funcionamiento y solvencia, y millones de trabajadores están expuestos a la pérdida de ingresos y al despido.

Las consecuencias para las actividades generadoras de ingresos son especialmente graves para aquellos que conforman economía informal, debido a que carecen de protección.

Además, en muchos países ya ha comenzado una contracción del empleo a gran escala.

La OIT explicó que, para obtener un panorama más preciso de la “grave realidad” de la situación actual del mercado laboral y a falta de otros datos, se utiliza la variación de las horas de trabajo, que refleja tanto los despidos como otras reducciones temporales del tiempo laborado.

Aplicando ese método -añadió- a partir del 1 de abril las nuevas estimaciones mundiales apuntan a que en el segundo trimestre del año habrá una reducción del empleo de alrededor del 6.7 por ciento, el equivalente a 195 millones de trabajadores a tiempo completo.

La OIT estima que mil 250 millones de empleados, esto es, el 38 por ciento de la población activa mundial, están en sectores que actualmente afrontan una grave caída de la producción y un alto riesgo de desplazamiento de la fuerza de trabajo.

Entre los sectores clave figuran el comercio al por menor, los servicios de alojamiento y de servicio de comidas y las industrias manufactureras.

Respuesta política

La OIT advirtió que, sin medidas apropiadas a nivel político, los trabajadores corren un alto riesgo de caer en la pobreza y de tener mayores dificultades para recuperar sus medios de vida durante el periodo de recuperación.

De forma especial existe ese riesgo en los países de ingreso bajo y de ingreso mediano. Asimismo, en los sectores más afectados tienen una elevada proporción de trabajadores en el empleo informal y de trabajadores con un acceso limitado a los servicios de salud y a la protección social.

“Las respuestas desde el ámbito político deben centrarse en la prestación de alivio inmediato a los trabajadores y las empresas, a fin de salvaguardar los medios de subsistencia y las empresas económicamente viables, en particular de los sectores más afectados y en los países en desarrollo, asegurando así las condiciones para una pronta recuperación con alto coeficiente de empleo una vez la pandemia haya sido controlada”, expuso.

El organismo agregó que, a pesar de las buenas intenciones e intervenciones de los gobiernos, los recursos públicos son limitados, y es necesario utilizarlos para alentar a las empresas a mantener y/o crear puestos de trabajo.

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Con información de Reuters

¿Estamos siendo productivos en nuestro trabajo?

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Yo creo que éste es el tipo de preguntas que nos deberíamos hacer todos los días, ¿estoy siendo productivo?, ¿administro bien mi tiempo?, ¿estoy dando lo mejor de mí en el trabajo? Y si las respuestas nos inquietan, entonces hay que poner manos a la obra inmediatamente.

En mi colaboración anterior, aquí en El Semanario, señale que, según datos de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) y de un estudio de la UBS (Unión de Bancos Suizos), que los mexicanos somos muy trabajadores, pero al mismo tiempo somos profundamente improductivos. Es decir, trabajamos muchas horas y damos pocos resultados.

Si consideramos que en promedio trabajamos entre 40 y 50 horas a la semana, aunque es obvio que hay personas que por muy diversas razones trabajan muchas más horas, lo que nos tendríamos que preguntar es ¿qué hacemos en esas horas? Y aquí inicio con el desglose y las áreas de oportunidad que todos tenemos.

trabajo y productividad
Ilustración: Jonathan Rosas (Nexos).

Correos. Según un estudio del Instituto Georgia Tech, en promedio cada individuo recibe alrededor de 112 correos relacionados directamente con su trabajo diario, y otras fuentes señalan que recibimos alrededor de 40-60 correos adicionales de temas personales, publicidad, SPAM, etc. Es decir, recibimos más de 150 correos por día, lo que implica que tendremos que dedicarles aproximadamente entre 1 hora y 30 minutos y dos horas por día.

WhatsApp o equivalentes. Ante la saturación de los correos y la falta de respuesta a los mismos, la gente empezó a enviar mensajes por WhatsApp o aplicaciones similares, y obviamente ya sucedió lo mismo que con los correos. Esto es, una inmensa cantidad que es igual o inclusive superior a lo que recibimos por correo, por las inmensas ventajas que este sistema de comunicación tiene, así que consideren otro par de horas al día para atender sus mensajes.

Trabajos administrativos. Si trabajas para una empresa multinacional medianamente ordenada o una nacional ordenada, ya sabes que los temas administrativos quitan un montón de tiempo: desde comprobaciones de viáticos, llenado de formatos para pedir tal o cual cosa, los asuntos del área de recursos humanos, etc. Todo esto debe implicarte entre 15 y 30 minutos por día.

Llamadas telefónicas. Aunque cada vez es menos frecuente, las llamadas nos deben implicar unos 15/30 minutos al día; obviamente varía mucho según nuestro trabajo y puede que, para algunas personas, los vendedores, por ejemplo, esta cifra se pueda ir al doble o al triple.

Trabajo central. Es decir, nuestra responsabilidad; deberíamos pensar que hacer propiamente nuestro trabajo tendría que implicar al menos el 50% de nuestro tiempo, esto es, unas 4 horas al día.

Reportes. Los reportes de juntas, de avances con clientes, proveedores, información mensual estadística que debemos enviar a nuestro jefe, a las oficinas centrales, al corporativo, etc., podrían tomarnos entre 15 y 30 minutos al día.

Juntas. Este capítulo merece especial atención porque estoy convencido de que es aquí donde más áreas de oportunidad tenemos para hacernos mucho más productivos en nuestro trabajo.

trabajo y tiempo
Ilustración: Max Pepper Studio (money.cnn.com).

Según un estudio de la revista Harvard Business Review, un empleado normal pasará alrededor de 5 años de su vida en juntas y un ejecutivo de alto nivel más de 9 años. Establecer un promedio aquí es bien complicado, pero me queda claro, por mi experiencia trabajando con cientos de empresas en una docena de países en los últimos 20 años, que la media debe rondar entre dos y tres horas por día en juntas.

Las juntas pueden ser encuentros uno a uno hasta las reuniones en las que el director general presenta su informe mensual y a la que atienden cientos de empleados.

Por estas razones, les haré una serie de propuestas para mejorar sus juntas:

~ Definir el objetivo de la junta y responder a la pregunta “¿Qué se quiere lograr con la misma?”. De ahí tener claro si la junta es necesaria o podemos resolver el asunto con una llamada, un correo, etcétera.
~ Definir los tiempos de la junta (duración máxima recomendada: 50 minutos, sugiero hacerlas de 30 minutos, se sorprenderán de los beneficios).
~ Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Tener claro quién debe estar y para qué.
~ Crear una agenda de temas a tratar en la reunión y compartirla con los invitados.
~ Convocar con antelación suficiente, mínimo 48 horas, a los asistentes para que tengan tiempo de preparar sus intervenciones.
~ Establecer un moderador para enfocar la reunión, una persona que controle los tiempos y un responsable para tomar nota de los acuerdos y los responsables para su seguimiento.
~ Ser puntuales, respetuosos y estar presentes (no celulares, laptops, etc.).
~ Asegurarse que la sala y los recursos necesarios estén disponibles y funcionando de manera óptima.

En adición, tenemos que considerar el tiempo utilizado para ir y tomar uno o varios cafés o vasos de agua, aquellos que fuman pues obviamente deben considerar entre 10 y 20 minutos adicionales para este tema, el tiempo para comer, los traslados internos dentro de la organización y los traslados externos si visitamos plantas, oficinas, clientes, proveedores, etc.; bomberazos y asuntos urgentes (siempre hay que dejar un espacio en la agenda diaria para los mismos, yo personalmente dejo mínimo 30 minutos al día para el tema); dar y recibir retroalimentación; capacitación o formación profesional de cualquier tipo; tiempo para hacer planeación; tiempo para hacer evaluación; tiempo para pensar en nuevas ideas: innovación, y un largo etcétera.

Como pueden ver, los días laborales llegan a ser entre 10 o más horas fácilmente si no establecemos prioridades y hacemos una correcta gestión de nuestro tiempo. Te invito a que hagas el ejercicio por una semana, al final del día haz un recuento de lo que hiciste y a partir de ahí busca tus mejoras.

Te deseo mucho éxito y que ganes unas cuantas horas para tener un mejor balance entre el tiempo invertido al trabajo y al resto de los asuntos de tu vida.