Ya vienen los procesos de planeación 2021

Esta pandemia nos enseñó –entre muchas otras cosas– y nos sigue enseñando mucho todos los días, que los complejos y detallados procesos de planeación estratégica que muchas empresas y, en general, muchas organizaciones hacen, sirvieron para muy poco, por no decir para nada.

Tanto las organizaciones que se han visto impactadas de forma negativa, como las que se han visto beneficiadas por la pandemia tuvieron que rehacer o definitivamente olvidar su proceso de planeación y ponerse a actuar; algunas lo hicieron rápidamente y hoy tienen una posición de ventaja frente a las que se tardaron en reaccionar. La velocidad, en el mundo de hoy, sí es muy importante.

En mis charlas y talleres sobre “hazlosencillo” y en consecuencia cuando ligo el tema con accountability, siempre digo que a la planeación sólo le debemos dedicar el 1% de nuestro tiempo laboral y que a la ejecución hay que dedicarle el 85%. Si bien estos porcentajes pueden variar un poco, pienso y lo sostengo, que los tiempos y recursos que dedican o dedicaban las organizaciones a sus procesos de planeación estratégica hasta hace unos años es absolutamente absurda y la pandemia dio una muestra de ello. No fue una simple bofetada, fue un gancho a la mandíbula bien colocado y que mandó a la lona a más de uno.

El otro 14%, para que sume el 100% y no se queden con la duda, se los asigno 9% a evaluación y seguimiento, y 5% a reconocimiento.

Y que nadie se mal viaje y piense que yo creo que la planeación no es importante, al revés, creo que es tan importante que la pongo al inicio de mi proceso de “hazlosencillo” y de accountability, pero le doy su justa dimensión. Si no tenemos claridad a dónde vamos, por ejemplo, todo lo demás tiene una alta posibilidad de que se haga de muy mala forma.

Por eso me gusta mucho hacer la analogía de varias de las citas que se presentan en “Alicia en el país de las maravillas”, como “me pregunto hacia dónde tengo que ir”, pero la que más me gusta es cuando Alicia le pregunta al gato Chesire (el gato sonriente) “¿serías tan amable de decirme qué camino debo tomar desde aquí?” y Chesire le contesta con otra pregunta “¿hacia dónde vas?” y Alicia, con muchas dudas, le contesta que no sabe y el gato entonces le responde “si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará. Seguro llegarás a alguna parte si caminas lo suficiente.”

Y aquí un sencillo pero poderoso proceso de planeación es la solución a esta duda de Alicia, que es la misma duda de muchas organizaciones al inicio de su proceso, más aún si hacen un presupuesto base cero, como seguramente muchas empresas y personas lo tendremos que hacer después de un año tan errático. ¿A dónde queremos ir, dónde queremos estar al finalizar el 2021? Ésta es la primera pregunta que nos tenemos que contestar y de ahí todo será mucho más sencillo y fluirá.

En este sentido, es importante que tengamos todos los miembros de la organización muy claro el objetivo u objetivos que se quieren alcanzar, no sólo deben saberlo los directores o vicepresidentes, también tienen que tener conocimiento de ello todos los integrantes de la organización para que se asuman como dueños de estos desde el día uno, y que todo lo que hagan en su quehacer cotidiano esté enfocado a alcanzar “el objetivo” o uno de los objetivos.

El objetivo debe estar definido en unas cuantas palabras: “Lograr 20% de utilidad neta en el ejercicio”; “alcanzar 100,000 seguidores en nuestras redes sociales”; “vender 5 millones de pesos en el 2021”; “obtener el certificado ESR”. Así de sencillo, claro y contundente. Y si es personal: “Ahorrar el 10% de mis ingresos netos anuales”; “hacer un viaje a un país que no conozca durante el año”.

Y cuando estén definiendo su objetivo, les recuerdo lo que dice la sabia perilla de la puerta en un pasaje de Alicia en el país de las maravillas, “Nada es imposible.” Así que no se pongan límites, piensen en grande.

Otro factor fundamental ya que tengamos definido o como parte del proceso de definir nuestro objetivo, es tener muy claro para qué queremos alcanzar ese objetivo. Responder esta pregunta con absoluta claridad nos dará aún más sentido de dirección y nos hará tener más energía, más sentido de propósito de alcanzar uno o varios objetivos.

Obviamente ya definido el objetivo y el para qué, tendremos que hacer el ejercicio de cómo podemos lograrlo, y entonces generamos una inmensa tormenta de ideas, en las que no se vale matar o descalificar a ninguna de las ideas o propuestas de origen, en esta sesión pueden –o mejor dicho, deben– participar no sólo el primer nivel de la organización, sino hacerla extensiva o hacer varias sesiones con diferentes grupos. Con ese reto y sólo ese reto, ¿cómo alcanzamos este objetivo? He tenido sesiones maravillosas y memorables cuando me ha tocado facilitarlas.

Y seguiremos con la priorización de todas estas ideas y propuestas, vemos qué podemos hacer con los recursos disponibles y entonces asignamos responsables, fechas, y recursos a cada iniciativa.

Siempre recuerdo aquí lo que le escuché en alguna ocasión decir a Roberto Goizueta, quien fuera CEO de Coca Cola a nivel mundial por prácticamente 17 años, y es realmente quien hizo a esta empresa global y en algún momento la empresa número uno de los Estados Unidos. Goizueta decía que para que la planeación funcionará se requería siempre estar focalizados, ser flexibles y actuar rápidamente. Él lo resumía en inglés diciendo: FOCUS-FLEXIBLE-FAST. Y creo profundamente en estos tres principios a la hora de ejecutar cualquier plan.

Quizás sobra decirlo, pero nunca hay que olvidar que no habrá ningún plan perfecto, que siempre habrá cosas que se nos presentan en el camino que no habíamos previsto y por ello el concepto de “flexibilidad” al que hace referencia Goizueta es fundamental. La mejor manera de prever escenarios es haciendo caso a la base de la Ley de Murphy, que por cierto está muy lejos de ser reconocido como se merece. Ya escribiré algún artículo especialmente dedicado a este gran personaje.

Se dice comúnmente que el papel aguanta todo… Y eso es cierto.

Al final del día, del año, vamos a ser reconocidos por lo que hacemos, no por lo que dijimos que haríamos. No conozco a ninguna empresa que, de bonos por hacer bonitos o buenos planes, y sí conozco a muchas que dan muy buenos bonos a las personas y a los equipos que logran cosas.

Los logros no vienen solos, vienen del trabajo que cada individuo hace en la organización, y sí, todo el talento, todo el esfuerzo, el de todos, cuenta mucho; se alcanzan los objetivos cuando los equipos trabajan unidos, con una clara visión y misión de equipo, de grupo. Los objetivos se alcanzan poco a poco y por ello hay que hacer constante seguimiento y evaluación a las acciones y, en la medida de lo posible, ir premiando los pequeños logros para que la gente esté más motivada y tenga más energía para alcanzar la meta final.

He tenido la oportunidad de participar y terminar 13 maratones completos, y si bien el premio y reconocimiento viene al cruzar la meta, el estímulo, los gritos, las porras que te da la gente mientras vas corriendo los 42.2 kilómetros es muy importante. Por eso tenemos que disfrutar y gozar lo que hacemos para llegar a la meta, al logro de los objetivos.

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