Hacer juntas muy eficientes

En algún artículo que leí hace algún tiempo de la revista Harvard Business Review se señalaba que un ejecutive o empleade promedio de prácticamente cualquier organización, estaría alrededor de cinco años de su vida en juntas de trabajo y si este misme ejecutive progresaba en su desarrollo y se hacía alte funcionarie estaría alrededor de nueve horas en juntas de trabajo.

Las “E” en las palabras típicamente señaladas con “A” u “O” en este artículo son parte de un experimento que estoy llevando a cabo para comprobar que los hispanoparlantes (nótese que termina en “E”) podemos perfectamente acostumbrarnos a leer y decir todas estas palabras con “E” cuando nos referimos a cualquier plural que abarque a personas de diferentes géneros y decirle a la RAE que se ubique en el siglo XXI y se deje de postura machistas sobre el tema de que las “O” abarca a todes.

Pues bien, en mis casi 40 años de experiencia laboral he tenido que estar y yo programar cientos, sino es que miles, de juntas de trabajo, por una o por otra razón. Así que me he dado a la tarea de trabajar últimamente mucho en definir unos cuantos criterios que deben regir en todas las juntas para que éstas sean exitosas, además, gracias a la generosidad de mis clientes he podido recibir retroalimentación de que les ha funcionado y que no de las propuestas que originalmente plantee.

Para empezar y la regla número uno es preguntarnos si realmente es necesaria una junta. ¿Se puede resolver el tema con una llamada, con un correo, con un WhatsApp?, ¿podemos resolver el tema con un encuentro con solo una persone? Si la respuesta es sí, pues ahí lo tienen, ya se evitaron un montón de juntas en el año.

Segunda regla: siempre debe estar MUY claro el objetivo de la reunión, ¿qué queremos que se obtenga al final de la reunión?, ¿cuál es o deben ser los entregables?

Tercera regla: la duración de las reuniones debe variar en función de lo que queremos lograr de las mismas y por ello no todas las juntas deben ser de una hora o inclusive de media hora. Puede haber y debe haber juntas de 5, 10, o 15 minutos, es decir, del tiempo que sea necesario, pero eso sí, no deben ser de más de una hora, salvo excepciones muy puntuales. El nivel de atención en reuniones de más de una hora en la que hay cinco o más persones, les aseguro que ya perdieron a une o varies de les participantes (ven que bonita esta palabra que ya es inclusiva de origen… jaja).

Cuarta regla: puntualidad, si se convoca a una reunión de 9:00 a 9:30 horas, inicia a las 9:00 y termina a las 9:30, estemos donde estemos. Tratar de resolver uno o dos puntos pendientes de la agenda cuando faltan cinco minutos es absurdo, seguramente tomaremos malas decisiones con relación a ése o esos temas. Tan sencillo como programar una nueva reunión para sólo ver ése o esos temas pendientes, obviamente de muchos menos duración.

Quinta regla: los asistentes a la reunión o junta. Sólo deben asistir las personas que tienen capacidad para resolver los temas para lo que se convoca a la reunión. Nada de suplentes, a menos que sea una reunión de carácter informativo.  Si hay suplentes (nótese que también tiene “E”) deben tener la capacidad para opinar y resolver como el tituler. Es decir, se les delego o inclusive se les empodero para que puedan resolver.

Sexta regla: hay que tener no sólo claro el objetivo de la reunión, hay que tener una agenda clara y puntual, lo cual debería de enviarse con mínimo 48 horas de anticipación, para que los asistentes puedan preparar la misma.

Séptima regla: tiene que haber une moderader, une secretarie, y un responsable de tomar el tiempo. Estas tres persones son indispensables para que la junta tenga éxito. Quien modera conduce la reunión, quien hace las funciones de secretarie lleva registro de los acuerdos y quien controla el tiempo se segura que los temas se van tratando en los tiempos acordados. Varies autores recomiendan que estes posiciones se roten en determinados períodos de tiempo, cada mes, por ejemplo.

Octava regla: todos presentes. Se prohíbe que se tengan en la mesa celulares, tabletas o laptops haciendo otras cosas. Eso de que yo puedo hacer dos o tres cosas a la vez, no funciona, se entiende ¿no? Hay que ser educades y respetuoses.

Novena regla: esta regla puede ser sólo una sugerencia, pero funciona muy bien. SIEMPRE inicien sus reuniones con buenas noticias, reconociendo al equipo, a una persona en lo particular, hablar de los resultados positivos de la organización, de algo que acaban de hacer que es una buena noticia. Ese simple hecho cambia totalmente el “mood” de cualquier reunión y por favor NUNCA empiecen con amenazas o tirando mala onda a alguien (ven que tiene “E”).

Décima regla: que el lugar donde se va a llevar la junta o reunión tenga todo para que pueda fluir de manera correcta. En estas condiciones, asegurarnos que se tenga buena señal de internet, un buen wifi. Es lamentable que se pierdan cinco o los minutos que sean en ver si sirve o no el cañón, que no hay plumones, que no hay hojas de rotafolios, etc.

Decimoprimera regla: tomarse al inicio de la reunión de tres a cinco minutos para repasar el objetivo, la agenda y asegurarse que estén en la misma todes los que tienen que estar. Si falta alguien, ver cual es la razón y tomar la decisión inmediatamente si se cancela la reunión o si tiene sentido continuar con ella. Si quien convocó no está, la respuesta es obvia, a pesar de que sea el jefe, éste debería ser puntual y respetuose del tiempo de todes.

Decimosegunda regla: para terminar la reunión habrá que ver si se cumplió el objetivo, se atendió toda la agenda y resumir los acuerdos a los que se llegaron, indicando quién es responsable de que se haga y en qué fecha. El decir que se enviará la minuta o los acuerdos posteriormente tiene un alto riesgo de que alguien diga que no entendió que era su responsabilidad o que la fecha no es la correcta.

Podría agregar algunas otras reglas, pero hoy por hoy con estas doce, que ya se que son muchas reglas, les aseguro que tendrán reuniones o juntas de trabajo mucho más efectivas y es muy probable que puedan tener muchas menos juntas de las que están teniendo hoy.

Cierro con algunas recomendaciones generales: cambiar el entorno de vez en cuando, es decir, que no siempre sea a la misma hora y en el mismo lugar; si se convoca a una reunión y hay que cancelarla por alguna razón excepcional, tratar de hacerlo con la mayor antelación posible y dar una disculpa; provoca, si tú moderas, que todo mundo participe, que nadie se quede sin hablar y tú pregunta, observa y aprende; empodera a la gente a que tome decisiones, que se haga responsable de lo que se decida, que lo hagan propio; y recuerda los detalles y destácalos al final de la reunión. Tómate un minuto para agradecer a los participantes y señala lo que tu aprendiste de esa reunión o lo que te llevas de la misma, que a todos les quede claro que esa junta valió la pena.

Les deseo mucho éxito y les recuerdo que estarán entre cinco y nueve años de su vida en juntas de trabajo, que esos años tengas sentido. Y espero que el ejercicio de las “E” les haya resultado divertido e interesante.

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