productividad

Minuto y Medio

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Minuto y Medio segundos fue el tiempo que tomó para que prepararan mis dos deliciosos cocteles de camarón del conocido puesto-camioneta en la esquina de Virreyes con Iturrigaray (está por Prado Sur y les recomiendo llegar antes de la 13:00…). Desde hace ya muchos años, en este peculiar espacio, uno puede presenciar la eficiencia en persona cuando un equipo de alrededor de 5 personas, se encarga de mantener un inventario de cocteles de varios tipos y junto con un set de herramientas prefabricadas (moldes, exprimidores y medidas) son capaces de mantener un estándar de calidad y buen servicio que bien debería ser premiado.

Lástima que un ejemplo como éste sea el menos común. Por lo general la cultura de la ineficiencia y la costumbre de procrastinar son dos hábitos mexicanos que poco ayudan y mucho perjudican a nuestro grandioso país.

Según el INEGI, a pesar de que se han acumulado factores en la producción y sobre todo en capital humano, la productividad total de los factores ha decrecido .32% como promedio anual entre 1991 y 2018 (ya ni ver cómo quedará este indicador con los estragos de la pandemia). Esto significa que independientemente de que se produzca más, pues el PIB sin duda ha crecido en los últimos 30 años (y que bueno), el hecho es que para cada unidad de producto se necesitan cada vez más insumos. Es como si, aunque cada vez se vendieran más cocteles, los mismos vasos necesitaran más camarones para llenarse. Así, resulta que México es cada vez menos productivo.

trabajo informal
Ilustración: El País.

En realidad esto no sorprende cuando en el día a día observamos la dificultad que existe en nuestro país para que las cosas salgan bien desde un principio. Arreglar la casa puede resultar una monserga cuando uno tiene que estar atrás del maestro para ver “si sí va a venir hoy o no”. Igualmente un trámite gubernamental normalmente quiere decir ir del tingo al tango juntando papeles y requisitos (como en rally de boy scouts). Inclusive en la vida corporativa y empresarial es común que los procesos tarden más de lo debido y que los empleados que intentan realizar sus tareas diarias se encuentren respuestas internas como “no se sabe quién es el responsable de eso”, “ésa no es mi área”, “desconozco el dato”, “al rato te lo envío”, etcétera.

Lo grave de lo anterior es que la improductividad empobrece al país, pues el salario mínimo real (más allá del legal) sólo aumenta en la medida en que la productividad también aumente. Si ésta última disminuye, con ella lo harán los salarios y una población que gane cada vez menos, sólo mermará su calidad de vida.

Si no se da un cambio de mentalidad colectiva, en donde el “mañana” se cambie al “hoy” (como diría un expresidente que nos dejó con las ganas) y en donde el “esque” se convierta en “ya”, de poco servirán más computadoras, horas de clase, nuevas leyes, banda ancha, sistemas, etc. Mientras que a los empleados, los burócratas, los maestros, los gobernantes, los padres de familia, etc., no nos sea importante y motivo de orgullo simplemente hacer las cosas bien y en el momento, difícilmente lograremos ser más productivos.

Mientras tanto a comerse los cocteles a la de “ya” porque se hacen feos…


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Hacer juntas muy eficientes

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En algún artículo que leí hace algún tiempo de la revista Harvard Business Review se señalaba que un ejecutive o empleade promedio de prácticamente cualquier organización, estaría alrededor de cinco años de su vida en juntas de trabajo y si este misme ejecutive progresaba en su desarrollo y se hacía alte funcionarie estaría alrededor de nueve horas en juntas de trabajo.

Las “E” en las palabras típicamente señaladas con “A” u “O” en este artículo son parte de un experimento que estoy llevando a cabo para comprobar que los hispanoparlantes (nótese que termina en “E”) podemos perfectamente acostumbrarnos a leer y decir todas estas palabras con “E” cuando nos referimos a cualquier plural que abarque a personas de diferentes géneros y decirle a la RAE que se ubique en el siglo XXI y se deje de postura machistas sobre el tema de que las “O” abarca a todes.

Pues bien, en mis casi 40 años de experiencia laboral he tenido que estar y yo programar cientos, sino es que miles, de juntas de trabajo, por una o por otra razón. Así que me he dado a la tarea de trabajar últimamente mucho en definir unos cuantos criterios que deben regir en todas las juntas para que éstas sean exitosas, además, gracias a la generosidad de mis clientes he podido recibir retroalimentación de que les ha funcionado y que no de las propuestas que originalmente plantee.

Para empezar y la regla número uno es preguntarnos si realmente es necesaria una junta. ¿Se puede resolver el tema con una llamada, con un correo, con un WhatsApp?, ¿podemos resolver el tema con un encuentro con solo una persone? Si la respuesta es sí, pues ahí lo tienen, ya se evitaron un montón de juntas en el año.

reunión laboral
Imagen: Freepik.

Segunda regla: siempre debe estar MUY claro el objetivo de la reunión, ¿qué queremos que se obtenga al final de la reunión?, ¿cuál es o deben ser los entregables?

Tercera regla: la duración de las reuniones debe variar en función de lo que queremos lograr de las mismas y por ello no todas las juntas deben ser de una hora o inclusive de media hora. Puede haber y debe haber juntas de 5, 10, o 15 minutos, es decir, del tiempo que sea necesario, pero eso sí, no deben ser de más de una hora, salvo excepciones muy puntuales. El nivel de atención en reuniones de más de una hora en la que hay cinco o más persones, les aseguro que ya perdieron a une o varies de les participantes (ven que bonita esta palabra que ya es inclusiva de origen… jaja).

Cuarta regla: puntualidad, si se convoca a una reunión de 9:00 a 9:30 horas, inicia a las 9:00 y termina a las 9:30, estemos donde estemos. Tratar de resolver uno o dos puntos pendientes de la agenda cuando faltan cinco minutos es absurdo, seguramente tomaremos malas decisiones con relación a ése o esos temas. Tan sencillo como programar una nueva reunión para sólo ver ése o esos temas pendientes, obviamente de muchos menos duración.

Quinta regla: los asistentes a la reunión o junta. Sólo deben asistir las personas que tienen capacidad para resolver los temas para lo que se convoca a la reunión. Nada de suplentes, a menos que sea una reunión de carácter informativo.  Si hay suplentes (nótese que también tiene “E”) deben tener la capacidad para opinar y resolver como el tituler. Es decir, se les delego o inclusive se les empodero para que puedan resolver.

Sexta regla: hay que tener no sólo claro el objetivo de la reunión, hay que tener una agenda clara y puntual, lo cual debería de enviarse con mínimo 48 horas de anticipación, para que los asistentes puedan preparar la misma.

junta laboral
Imagen: Mirko Grisendi.

Séptima regla: tiene que haber une moderader, une secretarie, y un responsable de tomar el tiempo. Estas tres persones son indispensables para que la junta tenga éxito. Quien modera conduce la reunión, quien hace las funciones de secretarie lleva registro de los acuerdos y quien controla el tiempo se segura que los temas se van tratando en los tiempos acordados. Varies autores recomiendan que estes posiciones se roten en determinados períodos de tiempo, cada mes, por ejemplo.

Octava regla: todos presentes. Se prohíbe que se tengan en la mesa celulares, tabletas o laptops haciendo otras cosas. Eso de que yo puedo hacer dos o tres cosas a la vez, no funciona, se entiende ¿no? Hay que ser educades y respetuoses.

Novena regla: esta regla puede ser sólo una sugerencia, pero funciona muy bien. SIEMPRE inicien sus reuniones con buenas noticias, reconociendo al equipo, a una persona en lo particular, hablar de los resultados positivos de la organización, de algo que acaban de hacer que es una buena noticia. Ese simple hecho cambia totalmente el “mood” de cualquier reunión y por favor NUNCA empiecen con amenazas o tirando mala onda a alguien (ven que tiene “E”).

Décima regla: que el lugar donde se va a llevar la junta o reunión tenga todo para que pueda fluir de manera correcta. En estas condiciones, asegurarnos que se tenga buena señal de internet, un buen wifi. Es lamentable que se pierdan cinco o los minutos que sean en ver si sirve o no el cañón, que no hay plumones, que no hay hojas de rotafolios, etc.

Decimoprimera regla: tomarse al inicio de la reunión de tres a cinco minutos para repasar el objetivo, la agenda y asegurarse que estén en la misma todes los que tienen que estar. Si falta alguien, ver cual es la razón y tomar la decisión inmediatamente si se cancela la reunión o si tiene sentido continuar con ella. Si quien convocó no está, la respuesta es obvia, a pesar de que sea el jefe, éste debería ser puntual y respetuose del tiempo de todes.

reuniones por zoom
Imagen: Zara Picken.

Decimosegunda regla: para terminar la reunión habrá que ver si se cumplió el objetivo, se atendió toda la agenda y resumir los acuerdos a los que se llegaron, indicando quién es responsable de que se haga y en qué fecha. El decir que se enviará la minuta o los acuerdos posteriormente tiene un alto riesgo de que alguien diga que no entendió que era su responsabilidad o que la fecha no es la correcta.

Podría agregar algunas otras reglas, pero hoy por hoy con estas doce, que ya se que son muchas reglas, les aseguro que tendrán reuniones o juntas de trabajo mucho más efectivas y es muy probable que puedan tener muchas menos juntas de las que están teniendo hoy.

Cierro con algunas recomendaciones generales: cambiar el entorno de vez en cuando, es decir, que no siempre sea a la misma hora y en el mismo lugar; si se convoca a una reunión y hay que cancelarla por alguna razón excepcional, tratar de hacerlo con la mayor antelación posible y dar una disculpa; provoca, si tú moderas, que todo mundo participe, que nadie se quede sin hablar y tú pregunta, observa y aprende; empodera a la gente a que tome decisiones, que se haga responsable de lo que se decida, que lo hagan propio; y recuerda los detalles y destácalos al final de la reunión. Tómate un minuto para agradecer a los participantes y señala lo que tu aprendiste de esa reunión o lo que te llevas de la misma, que a todos les quede claro que esa junta valió la pena.

Les deseo mucho éxito y les recuerdo que estarán entre cinco y nueve años de su vida en juntas de trabajo, que esos años tengas sentido. Y espero que el ejercicio de las “E” les haya resultado divertido e interesante.


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Perspectivas de la otra productividad

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“Productividad” es una palabra que ocupa el pensamiento de todas las personas que tienen la responsabilidad de generar valores agregados en una organización, la medida de la eficiencia y el mejor aprovechamiento de los recursos son los elementos fundamentales que se contemplan y evalúan. Existen muchas formas y metodologías para medirla, con enfoques particulares dependiendo de la industria y la forma en que el líder desea que se conduzca el desempeño, dentro de ello debemos contemplar un par de enfoques primordiales:

a) La evolución y
b) La revolución

La evolución implica un camino de mejora natural, donde se busca en forma secuencial y ordenada el avance, desechando aquellas prácticas que no generan el valor agregado suficiente para mantenerlas. Se prueban opciones y aquellas que no funcionan son desechadas, las que sirven permanecen y se someten a mejoras bajo la misma mecánica, así funciona la selección natural

La revolución implica grandes cambios, saltos tecnológicos y metodológicos que aportan cambios de pensamiento, enfoque, formas y dinámicas diferentes, son medidas que cambian y transforman en plazos breves. Propone visiones diferentes que transforman todo a su alrededor, llevando a las organizaciones a planteamientos nuevos y soluciones novedosas.

tecnologia y productividad
Imagen: Freepik.

En ambos casos las ventajas son evidentes, pero también presentan desventajas. La evolución es más lenta y nos puede hacer perder el nivel de competencia ante mercados o retos agresivos; la revolución, por su parte, es cara e implica tomar riesgos altos que pueden ponernos a todos en peligro de subsistencia. Es un verdadero dilema y se soluciona frecuentemente por la cantidad de recursos que estamos dispuestos a destinar y por el enfoque que pueda tener el líder. Pero ¿estos dos caminos son los únicos? ¿No existe alguna alternativa? En realidad, sí existe y es el ser humano.

El ser humano es una constante de cambios y mejoras que aportan permanentemente a la organización, sin embargo, existen momentos o situaciones donde no se presenta de esa manera. Esos momentos son cuando las personas eligen por encima del deber ser y en contra de la organización, y en esas situaciones en lugar de aportar, ¡restan!

Las faltas al cumplimiento ético e institucional y los quebrantos por los actos cometidos por las personas en contra de las organizaciones, representan entre el 4–6% de las ventas, según estadísticas publicadas por diversas organizaciones. Entendamos esto, esa cantidad tiene costo y gasto “0”, es decir, para una empresa con EBITDA de entre el 8–12% serían aproximadamente una merma del 50% de posibles utilidades, lo cual es mucho recurso desviado. La mayor parte de las veces esos recursos no son detectados por los sistemas tradicionales de contabilidad y auditoría por dos razones: están perfectamente registrados y son constantes.

aumento de optimizacion
Imagen: Freepik.

Por ello, aumentar la certeza en la forma por la cual las personas se conducen es tan importante, el aporte que puede dar a la productividad de la organización es crítico. En este apartado no nos referimos a capacitación o a desarrollo organizacional, nos referimos a detectar aquellas actitudes de riesgo que ponen en peligro a la organización, aquellas que representan una posible afectación patrimonial o de seguridad, aquellas que alteran la forma correcta, ordenada y eficiente de hacer las cosas.

Actualmente, la velocidad a la que se implementan las mejoras evolutivas es muy alta y el límite al que están sujetas representan niveles de rendimiento inesperados en la vida de las organizaciones, estamos alcanzando niveles insospechados de eficiencia y rendimientos; sometemos las mejoras a niveles de optimización pocas veces visto en la historia de la gestión empresarial. Llevamos al límite los métodos y las tecnologías. Esa forma es cara y alcanzar la optimización y productividad de cada método tiene un costo muy elevado.

Las revoluciones tecnológicas y metodológicas son impactantes, el ritmo al que aparecen las nuevas tecnologías y soluciones, vuelven casi imposible estar al día con las últimas apariciones, es por ello que debemos buscar más allá de esos espacios, debemos buscar en el talento de nuestros recursos humanos, promoverlo, estimularlo y asegurarnos que esas grandes mejoras también formen parte de nuestro activo y valor.

La próxima frontera de la productividad será tener el mejor talento calificado, estar bien preparado, con experiencia desarrollada, óptimamente evaluado y dispuesto a comprometerse. La humanidad avanza por su creatividad y pensamiento, ¡por las ideas!, no por ser capaz de hacer en forma más eficiente un proceso.


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¿Estamos siendo productivos en nuestro trabajo?

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Yo creo que éste es el tipo de preguntas que nos deberíamos hacer todos los días, ¿estoy siendo productivo?, ¿administro bien mi tiempo?, ¿estoy dando lo mejor de mí en el trabajo? Y si las respuestas nos inquietan, entonces hay que poner manos a la obra inmediatamente.

En mi colaboración anterior, aquí en El Semanario, señale que, según datos de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), de la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) y de un estudio de la UBS (Unión de Bancos Suizos), que los mexicanos somos muy trabajadores, pero al mismo tiempo somos profundamente improductivos. Es decir, trabajamos muchas horas y damos pocos resultados.

Si consideramos que en promedio trabajamos entre 40 y 50 horas a la semana, aunque es obvio que hay personas que por muy diversas razones trabajan muchas más horas, lo que nos tendríamos que preguntar es ¿qué hacemos en esas horas? Y aquí inicio con el desglose y las áreas de oportunidad que todos tenemos.

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Ilustración: Jonathan Rosas (Nexos).

Correos. Según un estudio del Instituto Georgia Tech, en promedio cada individuo recibe alrededor de 112 correos relacionados directamente con su trabajo diario, y otras fuentes señalan que recibimos alrededor de 40-60 correos adicionales de temas personales, publicidad, SPAM, etc. Es decir, recibimos más de 150 correos por día, lo que implica que tendremos que dedicarles aproximadamente entre 1 hora y 30 minutos y dos horas por día.

WhatsApp o equivalentes. Ante la saturación de los correos y la falta de respuesta a los mismos, la gente empezó a enviar mensajes por WhatsApp o aplicaciones similares, y obviamente ya sucedió lo mismo que con los correos. Esto es, una inmensa cantidad que es igual o inclusive superior a lo que recibimos por correo, por las inmensas ventajas que este sistema de comunicación tiene, así que consideren otro par de horas al día para atender sus mensajes.

Trabajos administrativos. Si trabajas para una empresa multinacional medianamente ordenada o una nacional ordenada, ya sabes que los temas administrativos quitan un montón de tiempo: desde comprobaciones de viáticos, llenado de formatos para pedir tal o cual cosa, los asuntos del área de recursos humanos, etc. Todo esto debe implicarte entre 15 y 30 minutos por día.

Llamadas telefónicas. Aunque cada vez es menos frecuente, las llamadas nos deben implicar unos 15/30 minutos al día; obviamente varía mucho según nuestro trabajo y puede que, para algunas personas, los vendedores, por ejemplo, esta cifra se pueda ir al doble o al triple.

Trabajo central. Es decir, nuestra responsabilidad; deberíamos pensar que hacer propiamente nuestro trabajo tendría que implicar al menos el 50% de nuestro tiempo, esto es, unas 4 horas al día.

Reportes. Los reportes de juntas, de avances con clientes, proveedores, información mensual estadística que debemos enviar a nuestro jefe, a las oficinas centrales, al corporativo, etc., podrían tomarnos entre 15 y 30 minutos al día.

Juntas. Este capítulo merece especial atención porque estoy convencido de que es aquí donde más áreas de oportunidad tenemos para hacernos mucho más productivos en nuestro trabajo.

trabajo y tiempo
Ilustración: Max Pepper Studio (money.cnn.com).

Según un estudio de la revista Harvard Business Review, un empleado normal pasará alrededor de 5 años de su vida en juntas y un ejecutivo de alto nivel más de 9 años. Establecer un promedio aquí es bien complicado, pero me queda claro, por mi experiencia trabajando con cientos de empresas en una docena de países en los últimos 20 años, que la media debe rondar entre dos y tres horas por día en juntas.

Las juntas pueden ser encuentros uno a uno hasta las reuniones en las que el director general presenta su informe mensual y a la que atienden cientos de empleados.

Por estas razones, les haré una serie de propuestas para mejorar sus juntas:

~ Definir el objetivo de la junta y responder a la pregunta “¿Qué se quiere lograr con la misma?”. De ahí tener claro si la junta es necesaria o podemos resolver el asunto con una llamada, un correo, etcétera.
~ Definir los tiempos de la junta (duración máxima recomendada: 50 minutos, sugiero hacerlas de 30 minutos, se sorprenderán de los beneficios).
~ Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Tener claro quién debe estar y para qué.
~ Crear una agenda de temas a tratar en la reunión y compartirla con los invitados.
~ Convocar con antelación suficiente, mínimo 48 horas, a los asistentes para que tengan tiempo de preparar sus intervenciones.
~ Establecer un moderador para enfocar la reunión, una persona que controle los tiempos y un responsable para tomar nota de los acuerdos y los responsables para su seguimiento.
~ Ser puntuales, respetuosos y estar presentes (no celulares, laptops, etc.).
~ Asegurarse que la sala y los recursos necesarios estén disponibles y funcionando de manera óptima.

En adición, tenemos que considerar el tiempo utilizado para ir y tomar uno o varios cafés o vasos de agua, aquellos que fuman pues obviamente deben considerar entre 10 y 20 minutos adicionales para este tema, el tiempo para comer, los traslados internos dentro de la organización y los traslados externos si visitamos plantas, oficinas, clientes, proveedores, etc.; bomberazos y asuntos urgentes (siempre hay que dejar un espacio en la agenda diaria para los mismos, yo personalmente dejo mínimo 30 minutos al día para el tema); dar y recibir retroalimentación; capacitación o formación profesional de cualquier tipo; tiempo para hacer planeación; tiempo para hacer evaluación; tiempo para pensar en nuevas ideas: innovación, y un largo etcétera.

Como pueden ver, los días laborales llegan a ser entre 10 o más horas fácilmente si no establecemos prioridades y hacemos una correcta gestión de nuestro tiempo. Te invito a que hagas el ejercicio por una semana, al final del día haz un recuento de lo que hiciste y a partir de ahí busca tus mejoras.

Te deseo mucho éxito y que ganes unas cuantas horas para tener un mejor balance entre el tiempo invertido al trabajo y al resto de los asuntos de tu vida.